Estudio de caso: Diseño e implementación de un archivo electrónico en Matas Asesoría y Gestión (*)

Antecedentes

En una visita a un colega suyo de otra ciudad, Esteban Matas observa que aquél ha digitalizado la documentación del despacho. Interesado por el tema, su colega le explica que ahora apenas se utiliza el papel y que está muy satisfecho, asegurándole que la inversión inicial que ha supuesto implantar el nuevo archivo electrónico, se ha visto compensada por las ventajas (se ha eliminado el archivo físico en papel, la gestión de los asuntos es más ágil, el seguimiento y control de los documentos es más preciso, etc.). También le comenta que, al principio, tuvieron que escanear aproximadamente 5.000 documentos y que eso supuso reforzar la plantilla con un nuevo administrativo durante tres meses. Por ello, su colega le aconseja que planifique detalladamente el diseño y la puesta en funcionamiento del archivo electrónico –buscando una solución ajustada a sus procesos de trabajo y consultando a un experto en gestión documental en caso de duda– si quiere conseguir unos resultados satisfactorios y asegurar un desempeño eficaz del nuevo sistema a medio y largo plazo. Al regresar a su despacho, el Sr. Matas valora la situación y, tras hablar con los responsables de las diversas áreas de negocio, decide implantar un sistema de archivo electrónico.

Matas Asesoría y Gestión es un despacho profesional con 18 empleados dedicado a las actividades de asesoramiento fiscal, contable, laboral y mercantil. Esteban Matas, perito mercantil, dirige el despacho y se encarga directamente de la constitución de sociedades y de los asuntos de ámbito civil y mercantil. El despacho está formado por un equipo de profesionales con una dilatada experiencia en sus respectivas áreas: Carlos Requena, economista, es el responsable del asesoramiento fiscal; Julián Soto, diplomado en ciencias empresariales, del asesoramiento contable y financiero; Elena Cifuentes, graduada social, del asesoramiento laboral. Además del personal administrativo vinculado a las diferentes áreas en que el despacho presta sus servicios, hay tres personas en el área de administración, que coordina Maribel Puerta y que se encargan de la atención al cliente y de las actividades de soporte (gestión económica, gestión del personal, archivo, etc.).

Se ha implantado un programa de gestión de despachos, utilizado por todas las áreas, que integra base de datos de clientes, gestión de expedientes, agenda, seguimiento de tareas, control de suplidos y provisiones de fondos, facturación de servicios, etc. Cada área de trabajo dispone de sus aplicaciones de gestión específicas (contabilidad, sociedades y cuentas anuales, renta y patrimonio, nómina), aparte de las aplicaciones ofimáticas estándar (correo electrónico, procesador de textos, hoja de cálculo, etc.). El sitio web del despacho incorpora como novedad una zona extranet o área privada a la que tienen acceso los clientes y en la que estos pueden descargarse documentos (declaraciones fiscales, nóminas, contratos…) o recibir información de su interés (anuncios oficiales, novedades fiscales y laborales…).

En Matas Asesoría y Gestión creen que la gestión de los documentos es un proceso clave para llevar a cabo con eficacia y eficiencia las actividades del despacho, que influye en la calidad de los servicios prestados a los clientes. Así, el Sr. Matas siempre se ha preocupado por mantener adecuadamente el archivo físico en papel y, para ello, se han elaborado procedimientos de archivo que regulan la gestión de los expedientes, la clasificación y ordenación de los documentos, la transferencia de los documentos de los archivos de oficina al archivo central y el expurgo de los documentos. No se conservan documentos originales de los clientes sino que se trabaja con copias y el sistema de archivo funciona de un modo aceptable.

Planteamiento del caso práctico

El Sr. Matas está interesado en aumentar la eficacia de los procesos de trabajo y reducir los costes asociados a la gestión de los documentos digitalizando el archivo físico. Además, eso le permitirá dar nuevos usos al espacio que se destina actualmente a almacenar los documentos en papel.

Al estudiar el tema advierte que una cantidad significativa de los documentos que se crean y mantienen en el despacho son en su origen documentos electrónicos que se tramitan a través de servicios telemáticos (Agencia Estatal de Administración Tributaria, Sistema RED, INEM, Registro Mercantil, etc.) o que se elaboran con aplicaciones ofimáticas (correo electrónico, procesador de textos, hoja de cálculo, etc.). En este sentido, el Sr. Matas se da cuenta de que el proyecto no puede reducirse simplemente a adquirir un escáner e instalar una aplicación informática para digitalizar el archivo físico en papel. Su objetivo debería tener un mayor alcance: implantar un sistema integrado de gestión de documentos que facilite al personal las tareas de archivar y consultar los documentos, con independencia de su soporte o formato.

Tras realizar una primera aproximación mediante búsquedas en internet y descargar algunas demos, la sensación del Sr. Matas es de desconcierto. Se ha encontrado con una extensa oferta de soluciones informáticas, que se comercializan como “gestión documental” o “archivo electrónico”, con funcionalidades dispares y una amplia gama de precios. Ante un panorama tan variado, tiene claro que el hardware y el software de archivo electrónico debería responder a unos criterios definidos en función de los objetivos del despacho y adaptarse a los procesos de trabajo actuales. Por eso, antes de adquirir una aplicación informática concreta, decide valorar cuidadosamente los requisitos que debería cumplir el sistema de gestión de documentos y definir las posibles estrategias de actuación para poner en funcionamiento el sistema.

Propuestas de solución