A vueltas con la Gestión Documental en los despachos profesionales. Una opinión experta
En general, titulares y profesionales de los despachos profesionales están de acuerdo en conceder una gran importancia a la gestión de los documentos, pero, a menudo, se sienten perdidos a la hora de adoptar soluciones o poner en práctica acciones de mejora. Se entiende que la gestión de los documentos es un proceso de soporte imprescindible para el desempeño efectivo de las actividades del despacho y para la prestación de unos servicios de calidad a los clientes. Sin embargo, las posibles soluciones adolecen con frecuencia de una visión parcial en la que se confunde la herramienta (por ejemplo, un programa informático) con la solución.
Abordar la problemática asociada a la gestión de los documentos de archivo requiere pensar y planificar antes de actuar. Hay que disponer de una visión global que, teniendo en cuenta los procesos de negocio, integre los documentos en papel, los documentos electrónicos (incluidos los mensajes de correo electrónico) y los programas de gestión. Para ello, la gestión documental debería formar parte del “ecosistema” del despacho (junto a la gestión fiscal, contable y laboral, la minutación y facturación, el control de tareas y de tiempos, la relación con los clientes, etc.) y ser capaz de comunicarse con el resto de los elementos del sistema.
Desde un enfoque práctico, para conseguir una gestión eficaz de los documentos, se deberían establecer políticas y estrategias de gestión de los documentos adaptadas a las necesidades y expectativas del despacho (¿por qué gestiono documentos? ¿a dónde quiero llegar?), implantar procedimientos y buenas prácticas de gestión (¿qué debe hacerse? ¿cómo debe hacerse?) y definir claramente las responsabilidades (¿quién debe hacerlo?).
1. Hacia un sistema de gestión que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y los programas de gestión
El término “gestión documental” se emplea hoy en día con distintos significados, de forma que se ha generado cierta confusión sobre este proceso de negocio (manera en la que se efectúan un conjunto de actividades –en este caso, crear y mantener documentos– en una organización). Es habitual hablar de él para referirse a la digitalización de documentos cuando el mantenimiento de los “papeles” desborda la capacidad de las empresas y provoca problemas de almacenamiento, reduciendo así la gestión documental a una mera aplicación informática que haría desaparecer el uso del papel. Si a esto añadimos, la imparable proliferación de términos que hacen alusión de un modo u otro a la gestión de documentos (gestión de contenidos empresariales, “document imaging”, “docflow”, “digital archiving”, “digital asset management”, “e-mail discovery”…), el asunto se complica.
DESPACHOS PROFESIONALES (CDDP)
