Lo sentimos, pero no hay resultados

En un despacho profesional, la eficiencia y la claridad en la asignación de responsabilidades son fundamentales para su buen funcionamiento y éxito. Una herramienta eficaz para lograr este objetivo es la matriz lineal por puestos de trabajo y responsabilidades, una metodología que permite estructurar y organizar las funciones de cada miembro del equipo de manera clara y precisa. Pero, ¿qué es exactamente esta matriz y por qué es tan útil en los despachos profesionales?

¿Qué es una matriz lineal por puestos de trabajo y responsabilidades?

Una matriz lineal por puestos de trabajo y responsabilidades es una tabla que define, de manera visual, las responsabilidades específicas de cada puesto dentro de una organización. En esta matriz, las filas suelen representar los diferentes puestos de trabajo o roles, mientras que las columnas indican las responsabilidades o tareas asociadas a cada rol. Este enfoque permite asignar de manera directa quién es responsable de qué función, quién debe aprobar decisiones, quién debe ser consultado, y que tiempo dedica en sus tareas de forma estimativa.

Beneficios de utilizar una matriz lineal en los despachos profesionales

1. Claridad y transparencia en la asignación de responsabilidades: La matriz facilita que todos los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades y las de los demás. Esto evita confusiones y malentendidos, mejora la comunicación interna y asegura que todos trabajen hacia objetivos comunes con roles claramente definidos.
2. Mejora de la eficiencia operativa: Al establecer responsabilidades claras, se reduce la duplicación de esfuerzos y se minimizan los errores, lo que aumenta la eficiencia operativa. Los empleados saben exactamente qué se espera de ellos y pueden concentrarse en sus tareas específicas sin distracciones innecesarias. Y también muy importante saben de antemano que tiempo se debe destinar en cada tarea.
3. Optimización de recursos humanos: Permite a los despachos identificar de manera rápida y eficiente posibles “cuellos de botella” o falta de recursos en determinadas áreas. Esto facilita una mejor planificación de los recursos humanos, asegurando que cada función esté adecuadamente cubierta y que no haya sobrecarga en determinados roles.
4. Facilitación en la toma de decisiones: Con una matriz lineal, queda claro quién es responsable de cada decisión y quién debe ser consultado o informado. Esto acelera el proceso de toma de decisiones al eliminar las ambigüedades sobre quién tiene la autoridad para decidir en diferentes situaciones.
5. Adaptabilidad y flexibilidad: La matriz es una herramienta dinámica que se puede ajustar fácilmente a medida que cambian las necesidades del despacho. Esto es especialmente útil en entornos donde la transformación digital y la adopción de nuevas tecnologías requieren ajustes constantes en los roles y responsabilidades.
6. Fomenta la responsabilidad personal: Al definir de manera explícita quién es responsable de cada tarea, la matriz fomenta una cultura de responsabilidad personal. Cada miembro del equipo entiende claramente sus expectativas y es más consciente de cómo su desempeño impacta en el conjunto del despacho.
7. Facilita la evaluación del desempeño: Proporciona una base objetiva para evaluar el desempeño de los empleados, ya que permite medir resultados específicos en relación con las responsabilidades asignadas. Esto facilita la identificación de áreas de mejora y el reconocimiento del buen rendimiento.

Conclusión

La matriz lineal por puestos de trabajo y responsabilidades es una herramienta poderosa que aporta claridad, eficiencia y control a los despachos profesionales. Su implementación ayuda a optimizar los recursos, facilita la toma de decisiones, y promueve una cultura de responsabilidad y rendición de cuentas. En un entorno cada vez más complejo y competitivo, contar con una matriz lineal puede marcar la diferencia.

Utilizar esta herramienta no solo beneficia la organización interna, sino que también puede mejorar la satisfacción de los empleados y la calidad del servicio al cliente, factores clave para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.

Como ejemplo hemos elaborado un sencillo modelo en Excel de matriz lineal por departamentos; Laboral y fiscal-contable que la encontrará en nuestra área privada Conocimiento Directivo despachos profesionales (CDDP).

En 2024, unido a la irrupción de la inteligencia artificial (IA), la formación del personal en las asesorías y firmas de abogados sigue siendo un pilar fundamental para garantizar la calidad del servicio y la competitividad en el mercado.

A medida que la economía global se enfrenta a nuevos desafíos y oportunidades, la necesidad de mantener un equipo profesional bien formado es más crítica que nunca. Esta formación no solo asegura que los empleados estén al día con las últimas normativas y tendencias, sino que también refuerza el compromiso y la lealtad dentro del equipo. Las firmas más exitosas han adoptado una estrategia proactiva de formación continua, adaptando su enfoque a las exigencias del mundo empresarial y las necesidades de los clientes.

La formación no es un gasto

La formación en un despacho profesional ha pasado de ser una mera herramienta de mejora o gasto  a convertirse en una inversión estratégica. En 2024, las firmas de abogados y asesorías reconocen que dotar a su equipo de habilidades actualizadas y relevantes es clave para su supervivencia y éxito a largo plazo. La formación no solo se enfoca en las áreas tradicionales del derecho, sino que también abarca competencias interdisciplinares como la tecnología, la gestión empresarial, habilidades comerciales , y la inteligencia artificial ( Chat GPT y otras herramientas de IA).

Nuevas demandas formativas

Hoy en día, la digitalización, la globalización, y la inteligencia artificial han creado nuevas necesidades formativas. Los socios y otros profesionales del despacho deben estar capacitados en el uso de herramientas digitales avanzadas, en la comprensión de normativas vigentes , habilidades comerciales, y en el manejo de las redes sociales , así como de las  tecnologías emergentes como el blockchain y la IA. Sin olvidar, la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa son áreas que están ganando terreno en los planes de formación de las firmas, debido a la creciente demanda de clientes por servicios legales responsables.

Formación continuada, personalizada y flexibilidad

En 2024, la personalización de los planes de formación se ha convertido en una práctica común. Cada miembro del equipo, desde el personal administrativo hasta los profesionales más experimentados, recibe una formación adaptada a sus necesidades y objetivos específicos. Las firmas han adoptado métodos de aprendizaje híbridos que combinan la formación online con sesiones presenciales, talleres y seminarios, aprovechando al máximo las tecnologías de videoconferencia y plataformas interactivas.

La flexibilidad es fundamental; el aprendizaje ya no se limita a horarios estrictos o aulas físicas. Los profesionales pueden acceder a cursos online, webinars, y módulos interactivos en cualquier momento y lugar, lo que facilita la conciliación de la formación con sus responsabilidades diarias. Esta adaptabilidad ha sido posible gracias al avance de tecnologías y las plataformas de aprendizaje online.

La necesidad de formación continua es ahora más evidente que nunca. Las firmas no solo deben asegurarse de que sus empleados estén actualizados con respecto a las leyes y normativas vigentes, sino que también deben desarrollar habilidades en áreas como la  ciberseguridad, la gestión de proyectos, la comunicación efectiva, redes sociales, habilidades comerciales , la inteligencia emocional, y el liderazgo. Además, la formación multidisciplinar  se ha vuelto indispensable para responder a la complejidad creciente de los casos legales, que a menudo requieren un conocimiento profundo de otras disciplinas como la economía, la inteligencia de mercado  o la explotación y gestión de muchos datos.

Además, el concepto de "aprendizaje social" ha ganado popularidad, alentando a los empleados a aprender unos de otros a través de plataformas colaborativas, foros, y comunidades de práctica online. Esta metodología fomenta un intercambio de conocimientos constante y una cultura de aprendizaje dentro de la firma.

Por ultimo gracias a las plataformas de formación online, los empleados pueden acceder a una amplia gama de recursos educativos, desde módulos sobre legislación específica hasta cursos de habilidades directivas como la negociación o la gestión del tiempo.

La autoformación tutorizada sigue siendo popular, especialmente para aquellos que prefieren avanzar a su ritmo. Los recursos disponibles en línea permiten a los profesionales elegir el contenido que mejor se adapta a sus necesidades, asegurando que siempre están aprendiendo de manera eficiente y relevante.

La formación como solución a la motivación y retención del talento

En un mercado laboral competitivo, la formación continua se ha convertido en una herramienta clave para la retención del talento. Los despachos que invierten en el desarrollo profesional de sus empleados no solo mejoran su rendimiento, sino que también aumentan su satisfacción laboral y su compromiso con la firma. La formación no es solo una forma de mejorar las habilidades, sino también una señal de que la firma valora y apoya el crecimiento de sus empleados.

Conclusiones

La formación en las asesorías y firmas de abogados en 2024 es más que una tendencia; es una necesidad estratégica. La inversión en desarrollo profesional no solo mejora la calidad del servicio, sino que también impulsa la competitividad de la firma en un mercado dinámico y en constante evolución. Las firmas que apuestan por una formación continua, flexible y personalizada estarán mejor posicionadas para atraer y retener talento, adaptarse a los cambios del entorno y satisfacer las demandas de sus clientes de manera más efectiva.

Para finalizar incluimos varias fuentes de recursos que aportan valor en la formación de los despachos profesionales.

• ww.edase.es
• www.planificacion-juridica.com/evalua-asesor/
• www.amadoconsultores.com/curso-direccion-despachos/
• www.amadoconsultores.com/cursos/

El asesoramiento y la consultoría son dos servicios profesionales que, aunque a menudo se confunden, presentan diferencias clave en su naturaleza, duración y relación con el cliente. Ambos términos comparten el objetivo principal de ofrecer soluciones a problemas específicos, pero se diferencian en varios aspectos importantes.

Es una cuestión de actualidad, el cómo pasar de ofrecer servicios de asesoría a ofrecer servicios de consultoría, que se está comentado en todos los eventos y foros, debido a la futura entrada en vigor de la factura electrónica de aplicación obligatoria también para las pequeñas empresas y autónomos.

Algunos expertos vaticinan que esta obligación, una vez se implante de forma masiva, con el tiempo puede cambiar “en negativo” el modelo de negocio de la mayoría de despachos profesionales.

Definición y alcance de los servicios de Asesoría

La asesoría es una profesión de libre ejercicio que se centra en prestar consejo técnico a clientes, ya sean personas físicas o jurídicas. Los asesores suelen tener una titulación y experiencia en el área sobre la que brindan información y asesoramiento. Su rol implica aconsejar, orientar e informar sobre temas que, aunque esenciales para el funcionamiento de una empresa, no están directamente relacionados con su actividad principal. Estos temas incluyen contabilidad, impuestos, cálculo de nóminas y seguros sociales, entre otros.

La relación entre el asesor y el cliente tiende a ser continua y de largo plazo. Los asesores están involucrados en el día a día del negocio, ayudando con trámites periódicos y ofreciendo asistencia inmediata cuando surge una duda. Debido a esta relación prolongada, los asesores a menudo desarrollan una relación de confianza con sus clientes, lo que puede llevar a una mayor implicación en los procesos internos de la empresa y una visión más subjetiva de sus problemas y soluciones.

Definición y alcance de los servicios de Consultoría

Por otro lado, la consultoría se define como una relación de ayuda entre el consultor y la empresa u organización, basada en el conocimiento y habilidades del consultor, así como en la colaboración y necesidades del cliente. Los consultores mantienen una independencia y externalidad que les permite ofrecer una visión, en teoría, más objetiva e imparcial de la empresa. Su principal función es detectar problemas relacionados con las áreas principales del negocio (como finanzas, marketing, producción o recursos humanos) y aconsejar a los directivos sobre el plan de acción más adecuado para resolver estos problemas. Sin embargo, los consultores no siempre participan directamente en la ejecución del plan de acción, a menos que el cliente lo solicite explícitamente.

La consultoría es generalmente un servicio temporal, limitado al diagnóstico y resolución de problemas específicos. Una vez que se ha implementado la solución y se han alcanzado los objetivos, la relación entre el consultor y el cliente suele finalizar.

Diferencias más relevantes entre Asesoría y Consultoría

1. Duración del Servicio: la asesoría es continua y proporciona ayuda diaria en el negocio, mientras que la consultoría es corta y se enfoca en el diagnóstico y resolución de problemas específicos.
2. Independencia: los asesores tienen una relación más implicada y frecuente con el cliente, lo que puede afectar su objetividad. En contraste, los consultores mantienen una visión objetiva e imparcial debido a su relación más externa e independiente.
3. Naturaleza de los servicios y problemas que resuelven: los asesores tratan áreas necesarias para el funcionamiento de la empresa, pero no relacionadas directamente con su “core” de funcionamiento del negocio. Los consultores, en cambio, abordan problemas relacionados con las áreas principales del negocio.

Conclusión o reflexión final

Tanto la asesoría como la consultoría son servicios valiosos que complementan las capacidades de una empresa y que perfectamente pueden coexistir en un mismo despacho profesional. La elección entre apostar por uno u otro es una decisión estratégica que deben tomar los directivos y socios de un despacho profesional, de como quieren competir en su mercado.

La mayoría de los despachos profesionales se encuentran cómodos en el modelo de negocio de asesoría, pero la digitalización y la intervención cada vez más intensa de las Administraciones Públicas (Agencia tributaria, Seguridad Social, Registros Públicos) facilitando trámites y obligaciones formales, debería empujar a los despachos profesionales a ofrecer cada vez más, y de un modo más amplio, servicios de consultoría. Es un proceso de transformación y aprendizaje que no se construye de la noche a la mañana, requiere su tiempo.

Sin duda estamos ante un reto relevante que la mayoría de los despachos profesionales deberán afrontar en los próximos años.

En el dinámico y competitivo mundo empresarial actual, la planificación fiscal estratégica se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier empresa que busque maximizar su rentabilidad y asegurar su sostenibilidad a largo plazo. En este artículo, exploraremos los beneficios de una buena planificación fiscal y la importancia de contar con un asesor fiscal experimentado.

La planificación fiscal: no es un área independiente de la estrategia empresarial

La planificación fiscal no es simplemente una cuestión de cumplir con las obligaciones tributarias. Es un componente fundamental de la estrategia empresarial global que, si se gestiona adecuadamente, puede significar una diferencia significativa en los resultados económicos de una empresa.

¿Qué es la “Planificación Fiscal”?

La planificación fiscal implica la previsión y gestión de las obligaciones fiscales de una empresa con el objetivo de minimizar el pago de impuestos dentro del marco legal vigente. Esta estrategia debe ser integrada desde el inicio de la actividad empresarial, considerando la forma jurídica más adecuada para operar, hasta en la gestión continuada y anual de la empresa para optimizar la carga fiscal.

Beneficios de una buena planificación fiscal

1. Reducción de la carga fiscal: Mediante el uso inteligente de las normativas fiscales, es posible minimizar el pago de impuestos. Esto se traduce en una mayor disponibilidad de recursos financieros para reinvertir en el negocio.
2. Mejora de la rentabilidad: Al reducir los impuestos, se incrementa la rentabilidad neta de la empresa. Esto no solo mejora los resultados financieros, sino que también aumenta el valor de la empresa para los accionistas.
3. Mejor toma de decisiones: La previsión de los resultados fiscales permite a la empresa tomar decisiones informadas sobre inversiones, gastos y estrategias de crecimiento, ajustando las operaciones para maximizar los beneficios fiscales.
4. Cumplimiento para evitar riesgos y sanciones: Una correcta planificación fiscal asegura el cumplimiento de todas las obligaciones tributarias, evitando sanciones, multas y posibles litigios con las autoridades fiscales.
5. Flexibilidad y adaptabilidad: Con una planificación fiscal adecuada, una empresa puede adaptarse rápidamente a cambios en la normativa fiscal, aprovechando nuevas deducciones y beneficios fiscales aprobados.

La importancia de un buen asesor fiscal

Contar con un buen asesor fiscal es crucial para implementar una planificación fiscal efectiva. Un buen asesor fiscal aporta conocimientos especializados y experiencia práctica, lo cual es vital para navegar en el complejo entramado de leyes y regulaciones fiscales.

Roles y beneficios que aporta un asesor fiscal

1. Conocimiento experto: Los asesores fiscales están al día con las últimas leyes y regulaciones fiscales, lo que les permite identificar oportunidades de ahorro y evitar errores costosos.
2. Optimización fiscal: Pueden diseñar estrategias personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de la empresa, optimizando las obligaciones fiscales y maximizando los beneficios fiscales.
3. Prevención de riesgos: Ayudan a la empresa a evitar riesgos fiscales, garantizando que todas las transacciones y estrategias cumplen con las leyes vigentes.
4. Eficiencia operativa: Al delegar la planificación fiscal a un experto, la empresa puede centrarse en su actividad principal, mejorando la eficiencia operativa y estratégica.
5. Asesoramiento continuo: Ofrecen un asesoramiento continuo, ayudando a la empresa a adaptarse a cambios en la normativa fiscal y a implementar mejoras en su estrategia fiscal a lo largo del tiempo.

Conclusión

La planificación fiscal es un componente esencial de la estrategia empresarial que no debe ser subestimado. Los beneficios de una buena planificación fiscal son numerosos y pueden marcar una gran diferencia en los resultados económicos de una empresa. Para aprovechar al máximo estas ventajas, es fundamental contar con un asesor fiscal experto que pueda guiar a la empresa a través de las complejidades del sistema fiscal y asegurar que se cumplan todas las obligaciones tributarias de manera eficiente y efectiva.

En resumen, una buena planificación y un asesor fiscal competente son inversiones clave para cualquier empresa que busque maximizar su rentabilidad y asegurar su éxito a largo plazo.

El programa, bajo modalidad online, para empresarios, directivos y socios del sector Despachos Profesionales ofrece una oportunidad para quienes buscan optimizar y subir el nivel en la gestión de su despacho profesional en 2025. Este programa está cuidadosamente diseñado para profundizar en todas las áreas clave de un despacho, basándose en los resultados del Barómetro del Despacho Profesional 2024, lo que garantiza que las recomendaciones y estrategias propuestas estén respaldadas por datos actualizados y análisis de expertos.

¿Por qué te interesa participar?

1. Identificación de oportunidades de mejora:
   • El primer módulo del seminario se centra en identificar tendencias y oportunidades clave para los despachos profesionales. A través de tres sesiones de dos horas, los participantes explorarán temas cruciales como la gestión del talento, tecnologías y digitalización, satisfacción del cliente y desempeño financiero. Este enfoque permite a los participantes identificar áreas específicas de mejora dentro de sus propias operaciones.
2. Perspectiva de expertos y datos del sector:
   • Los resultados del Barómetro del Despacho Profesional 2024 se presentarán y analizarán en profundidad, con la participación de expertos y directivos del sector. Esto asegura que los participantes reciban información relevante y contrastada, fundamentada en la realidad actual del mercado.
3. Plan de acción personalizado:
   • El segundo módulo del seminario está diseñado para ayudar a los participantes a convertir las conclusiones del primer módulo en un plan de acción concreto para 2025. A través de estudios de caso y ejemplos de buenas prácticas, se guiará a los asistentes en la identificación de prioridades, asignación de responsabilidades y establecimiento de plazos para la implementación de mejoras.
4. Interactividad y resolución de dudas:
   • Durante cada sesión, se dedicará un espacio para preguntas y respuestas, permitiendo a los participantes aclarar dudas y profundizar en temas de interés particular. Además, el seminario incluye talleres prácticos y actividades en grupo para aplicar los conocimientos adquiridos, fomentando una experiencia de aprendizaje interactiva y colaborativa.

Ventajas del Programa

1. Acceso a materiales de apoyo completo:
   • Los participantes recibirán una serie de materiales de apoyo, incluyendo presentaciones en PowerPoint con gráficos y datos del estudio, documentos con resúmenes ejecutivos, videos con opiniones y recomendaciones de expertos, plantillas para el desarrollo del plan de acción y estudios de caso. Estos recursos son esenciales para la implementación efectiva de las estrategias aprendidas.
2. Formato online:
   • La modalidad online del seminario ofrece flexibilidad y accesibilidad, permitiendo a los profesionales participar desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazamientos. Esto facilita la integración del seminario en sus agendas ocupadas y reduce costos asociados a viajes y alojamiento.
3. Actualización y competitividad:
   • Asistir a este seminario proporciona una ventaja competitiva significativa, al estar al tanto de las últimas tendencias y mejores prácticas del sector. Los participantes podrán adaptar sus despachos a las demandas emergentes del mercado, mejorando su eficiencia, productividad y satisfacción del cliente.
4. Red de contactos y colaboración:
   • El seminario ofrece una plataforma para conectar con otros profesionales del sector, permitiendo el intercambio de ideas y experiencias. Esta red de contactos puede tener un gran valor para futuras colaboraciones y apoyo mutuo en la implementación de las estrategias discutidas.

En conclusión, el seminario online “Como identificar oportunidades y estrategias de mejora para implementar en mi despacho profesional en el 2025” es una inversión estratégica para cualquier despacho que busque mejorar su gestión, adoptar nuevas tecnologías y mantenerse competitivo en un entorno en constante cambio. Con la orientación de expertos y el acceso a datos y recursos de primera mano, los participantes estarán preparados para afrontar los desafíos del 2025 con confianza y con una hoja de ruta.

Inicio; 24 octubre 2025

Solicita el programa; formacion@amadoconsultores.com

Según un interesante estudio de la Fundación BBVA desarrollado por el catedrático de sociología Luis Ayuso de la Universidad de Málaga, bajo el título “Herencias en la sociedad digital. La gestión familiar de las transferencias intergeneracionales y el patrimonio en la España del siglo XXI”, permite predecir algunos aspectos fundamentales de la sociedad del futuro en las cuestiones de herencias y cesión de patrimonios en las familias.

En la sociedad tradicional, la herencia determinaba el acceso a la tierra, la continuidad del linaje familiar y legitimaba la desigualdad social por adscripción en una sociedad de familias. La sociedad moderna que nace alrededor del individuo, la libertad y la meritocracia se asienta sobre roles adquiridos, y no sobre los adscritos a la herencia o el linaje.

Las sociedades digitales se caracterizan por un mayor individualismo, donde se alteran los procesos de comunicación intergeneracional y los ritmos económicos se aceleran, basándose en la información y el conocimiento como principal materia prima, adquieren mayor importancia los valores postmaterialistas y emocionales, y se rompe la linealidad familiar de antaño coexistiendo modelos familiares más diversos y plurales, lo que plantea la cuestión de  cómo interpretar las herencias en este nuevo contexto.

El enfoque teórico seleccionado para esta investigación contempla las transferencias intergeneracionales que se producen en vida (inter-vivos) y las que se producen al fallecer (post-mortem), y ambas a nivel macro y microsocial. El análisis sigue los principios de la nueva sociología económica, que enfatiza las cuestiones relacionales, culturales y simbólicas que rodean a la vida económica actual. “La sociología de la familia nos enseña que las herencias constituyen el último proceso de comunicación de la persona fallecida con su familia y que encierran elementos que deben analizarse desde esta perspectiva. Se combinan aspectos culturales basados en la tradición, pero también cuestiones privadas cambiantes propias de la forma en la que los miembros de las familias han negociado con sus allegados la transmisión de su patrimonio, la existencia de expectativas sobre el mismo, así como cuestiones de carácter emocional y simbólico cada vez más importantes y que ponen en cuestión el marco normativo”, según el profesor Ayuso.

Los resultados de esta investigación contribuyen a conocer mejor este aspecto de la realidad social española, y a poder predecir algunos aspectos fundamentales de la sociedad del futuro.

Para abordar este análisis se organizaron cuatro grupos de discusión en País Vasco, Madrid, Cataluña y Galicia, y se realizaron cuatro entrevistas en profundidad a personas mayores de 75 años. El objetivo era arrojar luz a la diversidad de discursos existentes alrededor de esta realidad, sobre todo por referirse a aspectos de los que tradicionalmente no se suele hablar al relacionarse con el dinero y la muerte. “Por primera vez se tienen datos cuantitativos sobre la gestión de las herencias gracias a una encuesta nacional estadísticamente representativa a 1.127 personas mayores de 60 años. Hemos elegido este grupo de edad por existir más probabilidad de haber recibido una herencia, poder preguntarse sobre su gestión, así como haberse planteado qué hacer con su legado” destaca Ayuso.

Estructura familiar y relaciones intergeneracionales

Según el investigador, no se puede entender el papel que juegan las herencias en la sociedad española actual sin conocer bien sus características familiares. “La generación de personas mayores de 60 años se caracteriza según nuestro estudio porque dos de cada tres (67%) tienen pareja estable con la que conviven, con 2,1 hijos de media y 2,5 hermanos; el 84% tiene también alguno sobrino/a. Se trata por tanto de generaciones con una red familiar significativa que aún no experimentan la reducción de dicha red debido al declive demográfico que vivirán las siguientes generaciones. Se observa, eso sí, un paulatino proceso de “nuclearización de la familia” por el que ésta tiende a girar sobre la pareja y los hijos, a diferencia del pasado, donde estaban más presentes los hermanos, sobrinos, abuelos y nietos en el día a día familiar”.

La satisfacción con las relaciones familiares suele ser muy alta sobre todo con el hijo con el que se mantiene un mayor contacto (9,58 sobre 10) y con la pareja (9,27). Estas generaciones se caracterizan por el apoyo informal a sus miembros, constituyendo una red invisible pero que es fundamental para el manteamiento del bienestar social. Un 51% afirma haberles prestado ayuda a sus hijos para irse de casa, y un 18% a sus sobrinos. El 72% ha prestado ayuda económica a sus hijos para formarse (supone el pago de dinero directo dedicado a clases de idiomas, música, otros tipos de formación extra curricular o en centros privados o concertados) y un 16,5% a sus sobrinos; e incluso un 16% afirma haber ayudado a sus hijos a emprender algún negocio o hacer alguna inversión productiva, y un 10% a algún sobrino. Esta presencia de ayudas informales intrafamiliares a hijos y sobrinos también están presentes en el día a día y bajo diferentes fórmulas; el estudio desvela que un 37%  ha ayudado a sus hijos en el último año a hacer frente a gastos cotidianos, tales como llenarle el carro de la compra, pagarle la luz o el agua, darle dinero para terminar el mes, etc. (21% a sobrinos) y un 48% afirma haber ayudado a sus hijos en el último año con el cuidado de sus nietos por el trabajo de sus progenitores (un 18% a sus sobrinos).

La función social que realizan estas personas mayores de 60 años con sus familias supone el sustento social de las generaciones más jóvenes, que de no existir incrementarían las brechas de la desigualdad social en nuestro país. Esta ayuda puede considerarse también como una “herencia en vida” al referirse a la transmisión patrimonial de una generación a otra. Debe interpretarse dentro del contrato informal entre padres e hijos. Se trata de una especie de ley no escrita por la que una generación ayuda a la siguiente en el proceso de movilidad social ascendente. Este hecho depende también de las circunstancias y el momento económico e histórico vivido por cada generación; en el caso del presente estudio, el 58% de las personas consultadas afirman que han ayudado a sus hijos más de lo que en su momento les ayudaron a ellos sus padres.

Con el boom de los GPT, en los medianos y grandes despachos empiezan a buscar “especialistas en inteligencia artificial”. ¿Su función o responsabilidades? Es el profesional experto que se encarga de realizar mejoras operativas basadas en el aprendizaje automático y desarrollar nuevos procesos, objetos o servicios para solucionar problemas o llevar a cabo determinadas funciones de manera independiente.

Básicamente su función en los despachos profesionales es la de ayudar a automatizar gran parte de las actividades tediosas, rutinarias y repetitivas que se llevan a cabo en su día a día.

Del mismo modo, también ayudará a:

• Agilizar la toma de decisiones.
• Automatización de tareas repetitivas, mejora de la eficiencia y reducción de costes.
• Mejora de la experiencia de cliente.
• Nuevas líneas de negocio y ventajas competitivas.
• Generar un conocimiento eficaz.
• Analizar con facilidad grandes cantidades de datos.
• Desarrollar sistemas de aprendizaje automático que permitan mejorar procesos.
• Desarrollar proyectos basados en machine learning o deep learning.
• Crear productos y servicios basados en la inteligencia artificial, como los chatbots o el reconocimiento de imágenes.
• Sistematizar la información dentro de un modelo específico.
• Gestionar el mantenimiento de los sistemas de inteligencia artificial.

Como resumen podríamos comentar que la IA puede ayudar a los despachos profesionales a mejorar en eficiencia y calidad de servicio, enfocándose en el acompañamiento y consultoría de valor, frente a la tarea administrativa.

¿Qué formación tienen?

Trabajar en sistemas de Inteligencia Artificial requiere tener una base importante en matemáticas y en ingeniería. Por eso, muchos de los profesionales que llevan a cabo proyectos de IA cuentan con una titulación universitaria de Grado en Informática, Computación, Matemáticas, Física, Telecomunicaciones o Ingeniería Industrial.

Para alcanzar el nivel de especialización que necesitan, la mayoría optar por realizar un postgrado (máster o doctorado) en el área de Inteligencia Artificial en la que se quieren especializar: aprendizaje automático, robótica, Big data, visión artificial, reconocimiento del habla, diagnósticos… De forma general, estos estudios suelen incluir contenidos de representación del conocimiento y razonamiento aprendizaje automático, robótica cognitiva, percepción computacional y procesamiento de lenguaje natural.

¿Cuál es su retribución en el mercado?

Los salarios que pueden llegar a recibir estos profesionales varían dependiendo de su formación previa, del área en la que estén especializados y de sus años de experiencia en el sector.

Tamaño del Despacho	Responsable de Área
Facturación < 0,5 y 1,5> MM euros	35.000-45.000 euros
Facturación >1,5 MM euros	45.000-60.000 euros

(*) Los despachos con facturación inferior a 0.5 MM de euros es una tarea que suele estar externalizada.

Para implementar un proyecto de inversión de un “Archivo Electrónico “que funcione y mejore los procesos de trabajo del despacho es fundamental hacer un análisis detallado de las actividades del despacho en que se valore la importancia de los documentos para los procesos de negocio del despacho, identificar los beneficios que se desean obtener y, finalmente, definir unas estrategias de actuación.

Lo que explicaremos a continuación, podría ser perfectamente aplicable a una inversión e implementación de un nuevo software.

a) Analizar las actividades del despacho

Es conveniente que los profesionales de la firma que gestionan las diferentes áreas efectúen primero un examen detallado de los procesos clave del despacho, identificando en qué medida intervienen los documentos. Los procesos de una organización –además de recursos humanos, financieros y físicos– requieren la utilización de documentos que evidencien las decisiones tomadas y las operaciones realizadas. Se trata de ver qué hace el despacho y cómo lo hace, considerando si la gestión de los documentos da un soporte adecuado a las actividades diarias.

b) Identificar los beneficios

Es importante establecer qué beneficios se esperan conseguir implantando el archivo electrónico y qué riesgos o ineficiencias se pretenden minimizar. De esta manera, será más sencillo establecer prioridades y definir las estrategias de actuación.

Así, para la firma el nuevo sistema de gestión de documentos debería permitir al despacho:

• Mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos de trabajo, liberando para otros usos el espacio utilizado para almacenar los documentos en papel, reduciendo el tiempo dedicado a las tareas de archivo y consulta de los documentos, y ahorrando gastos en consumibles y material de oficina.
• Implantar un sistema centralizado de gestión de documentos con un único repositorio y evitar así la conservación de copias, duplicados y distintas versiones de los documentos.
• Asegurar el cumplimiento del marco legal y normativo y la rendición de cuentas a los clientes y otras partes interesadas (colaboradores, colegios profesionales…).
• Garantizar la continuidad en caso de desastre, preservando los documentos vitales.
• Mantener la memoria corporativa y organizar el conocimiento adquirido por el despacho.

c) Definir las estrategias de actuación

A la hora de planificar la implantación del nuevo sistema de gestión de documentos, en cualquier firma profesional, deberían establecer un plan de actuación que contemplase los siguientes aspectos:

1. Definición de una política y de procedimientos de gestión de documentos.
2. Designación de responsables, determinando las competencias del personal y asegurando la formación adecuada.
3. Diseño, implementación y administración del archivo electrónico.
4. Integración de la gestión de los documentos en los procesos y sistemas del despacho.

La gestión de los documentos debería tener siempre un enfoque corporativo. Por ello, es fundamental contar con la aprobación y el respaldo de la dirección y establecer procedimientos comunes para todo el despacho, que deben estar descritos en el manual de la gestión documental o en los procedimientos documentados respectivos.

También es esencial definir claramente las responsabilidades y las atribuciones y darlas a conocer a todo el personal, de manera que estén claras las personas y las áreas responsables de llevar a cabo cada actividad. En este sentido, en la firma tienen que determinar qué modelo de organización del sistema de gestión de documentos es el más adecuado para el despacho. La opción elegida es el modelo centralizado: todos los documentos de la organización se almacenarán en el servidor documental, de modo que la información (con los niveles de acceso que se establezcan) sea accesible para toda la organización. Este modelo evita la duplicación de documentos, permite economizar recursos y facilita la realización de copias de seguridad. Por otra parte, es preciso que haya un responsable principal del archivo electrónico que lo administre y controle su utilización y procedimientos de archivo uniformes.

En cuanto al diseño del archivo electrónico, es recomendable que se acuda a una empresa consultora especializada, que le asesore sobre los aspectos informáticos y documentales. En un primer paso, las tareas que desarrolla el equipo de trabajo formado por un consultor y los responsables de área de la firma, sirven para delimitar el alcance del archivo electrónico con una visión a largo plazo. Este proceso supone:

1. Determinar los documentos que formarán parte del sistema. Esta tarea requiere identificar los documentos que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y las actividades realizadas por el despacho. Para ello, se examinan los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo y que tipo de documentación se produce y se utiliza en cada caso. Al estudiar los tipos de documentos que se incorporarán al nuevo sistema, se pueden plantear las siguientes cuestiones: ¿Qué documentos reflejan de forma fiable qué se decidió, se comunicó o se hizo en su momento? ¿Qué documentos garantizan que se cumplió con los requisitos legales y normativos? ¿Qué documentos protegen los intereses del despacho y de los clientes? ¿Qué documentos se consultan con más frecuencia? ¿Qué documentos, aunque se consulten pocas veces, son decisivos para mantener las actividades del despacho?
2. Determinar los plazos de conservación de los documentos. Una vez identificados los diversos tipos de documentos que formarán parte del sistema, hay que decidir el período de tiempo durante el cual deben conservarse. Para ello, es preciso basarse en el análisis del entorno legal y normativo, de las necesidades de gestión y del riesgo que comportaría no disponer de un documento concreto. Esta tarea implica evaluar el ciclo de vida de los documentos, ya que el valor de los documentos varía según el uso que se les va dando a lo largo del tiempo. Se ha de hallar el punto de equilibrio entre la necesidad de preservar los documentos que justifican las actividades del despacho y la utilidad de eliminar, cuanto antes y de forma segura, aquellos documentos que carecen de valor para la organización. El resultado de este análisis se concreta en el calendario de conservación, que especifica que se hará con un documento cuando deje de tener valor administrativo o no necesite conservarse por razones legales (destrucción física, conservación permanente, transferencia a otro sistema de almacenamiento, etc.).
3. Calcular la cantidad de documentos que deberá gestionar el sistema. A partir de los tipos de documentos identificados, los plazos de conservación establecidos y la previsión de entrada de nuevos documentos (crecimiento del número de clientes, creación de nuevas líneas de negocio…) se hace un cálculo que permita hacer una estimación de los recursos que habrá que destinar a la implantación y mantenimiento del archivo electrónico (hardware, software, recursos humanos…).
4. Fijar la inversión máxima que se dedicará al proyecto. Se deben tener en cuenta los costes de análisis y diseño del archivo electrónico, de los recursos informáticos (escáner, servidor, módulos y licencias del software), de la instalación y puesta en marcha del sistema, de la captura inicial o la migración de los documentos existentes y de la formación del personal. Es importante determinar la inversión máxima, definiendo claramente las necesidades del despacho, puesto que condiciona el diseño del sistema de gestión de documentos y la elección de muchos de sus elementos. Se pueden valorar los sistemas y recursos con los que ya se cuenta y que pueden utilizarse. En este caso, deberá seleccionarse una solución abierta y fácil de integrar que permita la conexión de los dispositivos o la interoperabilidad entre aplicaciones.
5. Dividir el proyecto en fases. Poner en marcha un archivo electrónico requiere tener una visión de conjunto y estructurar el proyecto en diversas fases: análisis (“dónde estamos”, “qué queremos”); diseño (“cómo funcionará el sistema y se configurarán sus diversos elementos”); integración, desarrollo y pruebas (“cómo crearemos el sistema y comprobaremos que funciona correctamente”); implantación (“cómo utilizaremos el sistema”); administración (“cómo mantendremos y mejoraremos el sistema”). En el caso de un sistema de gestión electrónica de documentos que presente cierta complejidad, se puede comenzar por un tipo específico de documentos o por un perfil determinado de usuarios; una vez demostrada su efectividad, se extendería su uso. Así, lo más lógico y aplicando el sentido común, se considera prioritario centralizar la gestión de aquellos documentos a los que necesitan acceder todas las áreas del despacho y, por ello, en la primera fase del proyecto se digitalizarán los documentos básicos de los clientes (escrituras, actas y certificados, declaración censal, alta del IAE, inscripción de la empresa en la Seguridad Social, comunicación de apertura de centro de trabajo, libro de visitas, etc.).

En resumen, hay que pensar antes de hacer, planificar antes de actuar. Esto implica valorar en qué medida afectará el nuevo sistema al funcionamiento del despacho, valorando los beneficios que se esperan conseguir. Asimismo, se deben analizar los múltiples factores, tanto organizativos como tecnológicos, que intervienen en la gestión de los documentos. Sin un análisis de los procesos y actividades que se realizan y de los requisitos del despacho, no es posible implantar un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, ya que este no puede construirse como un elemento aparte, sino que debe integrarse en los procesos de trabajo de la organización.

SESIÓN ONLINE

Presentación

Este paquete de webinars tiene como propósito presentar a los despachos profesionales orientaciones útiles para su mejora, basadas en buenas prácticas de gestión acreditadas por la gestión de la calidad (ISO 9001). Hoy en día es crucial que titulares y profesionales conozcan cómo:

• Establecer objetivos alineados con las estrategias del despacho.
• Abordar los riesgos que puedan afectar a la continuidad del despacho y a la adecuada prestación de los servicios.
• Aunar la realización de los procesos y actividades para obtener resultados medibles.
• Gestionar las iniciativas de mejora.
• Dar respuesta a los eventos que afectan a la calidad del servicio mediante acciones correctivas.

Es posible inscribirse en el curso completo (3 webinars) o bien en alguno de los webinars individuales. 

Temario

Webinar 1. Gestión de los procesos en un despacho profesional

• El enfoque basado en procesos.
• Cómo identificar y describir los procesos del despacho.
• Diferencia entre procesos y procedimientos.
• Seguimiento y medición de los procesos.
• Cómo definir y hacer el seguimiento de los indicadores de proceso.

Webinar 2. Planificación: objetivos y riesgos

• El ciclo PHVA de mejora continua.
• El pensamiento basado en el riesgo.
• Cómo evaluar los riesgos y establecer acciones para abordarlos.
• Objetivos SMART.
• Cómo establecer los objetivos y planificarlos.

Webinar 3. Evaluación y mejora del desempeño del despacho

• Importancia de la evaluación y revisión de los resultados. 
• Aspectos que deben ser objeto de seguimiento y medición.
• Análisis y evaluación de los datos y la información.
• Cómo evaluar el desempeño del despacho (indicadores de proceso, satisfacción del cliente, conformidad de los servicios, etc.).
• Gestión de las no conformidades (reclamaciones, errores, incidencias, etc.) y acciones correctivas.  

Duración y metodología

Cada sesión tendrá una duración de 1 hora. Tras la exposición del experto (45 min), en la que se presentarán algunas claves y recomendaciones a tener en cuenta por los despachos para abordar el tema tratado, se abrirá un panel de debate con los participantes en el webinar (15 min) para que puedan consultar sus dudas o compartir sus experiencias al respecto.

Ponente

José Alberto Alonso

Consultor en calidad y en gestión documental. Licenciado en Filosofía (UB) y en Documentación (UOC). Formación especializada en la Norma ISO 9001 y el Modelo EFQM de Excelencia. Cuenta con 20 años de experiencia en el sector de los despachos profesionales, desarrollando habitualmente actividades como consultor (implantación de sistemas de gestión de la calidad) y como auditor interno. Profesor colaborador de la UOC en el Posgrado de Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos.

Inicio

Septiembre y octubre 2024

Inscripciones previas

formacion@amadoconsultores.com

Puesto que siempre estamos hablando de calidad y de procesos y procedimientos, hemos pensado que podría ser un ejercicio práctico interesante presentar dos ejemplos que bien podrían ser reales. Precisamente hemos escogido unos que podrían ser aplicables a cualquier firma, pues las quejas y la satisfacción de los clientes son ideas casi universales, independientes del servicio que se está ofreciendo.

Procedimiento de evaluación de la satisfacción de los clientes

Objetivo

El objetivo de este procedimiento es determinar las técnicas utilizadas para evaluar la satisfacción de los clientes.

Ubicación

El presente procedimiento pertenece al proceso de Gestión de Satisfacción del Cliente, que es el encargado de realizar las encuestas de satisfacción de clientes.

Responsabilidades

Es responsabilidad de la firma realizar periódicamente la encuesta de satisfacción del cliente y su evaluación.

Asimismo, es responsabilidad de la titularidad seleccionar y entrenar a la persona que realizará el trabajo de campo. Las características para ser encuestador son:

• Tener un buen conocimiento del servicio de la firma.
• Voz amable por teléfono.
• Proactividad.

En el entrenamiento del encuestador enfatizará que toda sugerencia de cliente surgida durante el trabajo de campo que se pueda entender como una queja debe tratarse según el Procedimiento de gestión de quejas en un plazo máximo de 24 horas.

Procedimiento

(1) Si la encuesta se realiza por primera vez, los coeficientes p/q (tanto por uno de satisfacción/tanto por uno de insatisfacción) tomarán los valores p/q=0.5/0.5. Si no es la primera encuesta, los coeficientes se fijarán con el valor recalculado con los resultados de la encuesta anterior.

(2) La dimensión de la muestra se determina mediante la fórmula estadística para universo finito (menos de 100.000 consultas), definiendo un error del 5% y un intervalo de confianza del 95.5%.

(3) A partir de la dimensión de la muestra se eligen aleatoriamente los clientes a encuestar, de forma que no salga un mismo cliente dos veces. La muestra obtenida de esta forma seguirá una distribución normal.

(4) Posteriormente la persona designada por la Dirección realiza el trabajo de campo siguiendo el modelo diseñado en la Encuesta de Satisfacción de Clientes y sobre la muestra escogida.

(5) Los resultados obtenidos de la encuesta se tabulan y se representan gráficamente. En el supuesto que el número de encuestas realizado sea menor al tamaño inicial de la muestra, se recalcula el valor de los coeficientes p/q, el error y la fiabilidad, basándonos en los resultados obtenidos.

(6) Si la fiabilidad de la muestra obtenida es menor o igual al 68.3%, distribución normal trabajando a ±?, se vuelve al paso (3).

(7) Finalmente para la obtención del Informe de Gestión de Satisfacción del Cliente añadimos a la información anterior el Informe de Gestión de Quejas y el Informe de Gestión de Pérdidas.

Gestión de quejas

Objetivo

El objetivo de este procedimiento es garantizar la captura de las quejas formuladas por los clientes, velar por su resolución y reportar los resultados a la titularidad de la firma. Entendemos como queja aquella insatisfacción expresada por el cliente, basada en el incumplimiento de compromisos adquiridos o en actuaciones deficientes, sobre la que espera alguna solución.

Ubicación

El presente procedimiento afecta al proceso Gestión Satisfacción Clientes a pesar de que el resto de los procesos se ven también afectados por lo que respecta a la recepción y resolución de las quejas.

Responsabilidades

Es responsabilidad del propietario del proceso Gestión Satisfacción Clientes asegurar que se capturen las quejas formuladas por los clientes, y asignar los responsables correspondientes cuando no puedan ser solucionadas inmediatamente, realizar un seguimiento y una comprobación de la actuación realizada, así como informar periódicamente a la Dirección.

Procedimiento

(1) Las quejas se pueden recibir por diferentes vías: telefónica, visita personal, carta, fax, correo electrónico, sugerencia o encuesta.

(2) Una vez recibida la queja el receptor de la misma intenta solucionarla si le es posible (autoasignación), o bien toma nota de ello para comunicar la queja al responsable de la resolución (asignación).

(3) Una vez se ha determinado quién se hace cargo de solucionar la queja, éste abre un nuevo documento de Gestión de Satisfacción del cliente.

(4) La resolución de la queja es responsabilidad del propietario de proceso asignado y el seguimiento de la acción lo es del propietario del proceso Gestión Satisfacción Cliente, lo cual se hará siguiendo el procedimiento Procedimiento de control de las no conformidades en el caso de una queja respecto al servicio y según el Procedimiento de acciones correctivas si es una queja respecto al Sistema de Gestión de la Calidad.

(5) Una vez resuelta la queja el propietario del proceso Gestión Satisfacción Cliente comprueba la satisfacción del cliente respecto la solución ofrecida.

(6) En el supuesto que la solución no sea satisfactoria se reabre la queja, generando un nuevo documento de registro de la queja.

(7) Si la resolución es satisfactoria para el cliente el propietario del proceso Gestión Satisfacción Cliente confirma la resolución de la queja y la cierra definitivamente. La titularidad de la firma es informada anualmente de las quejas recibidas a través de un informe resumen.

Autor: Jose Alberto Alonso. Consultor en gestión de la calidad y documentación