El relevo generacional, una oportunidad para realizar un “inventario” de nuestro despacho. ¿Que valor tiene nuestro despacho?

Este articulo forma parte del libro que he escrito y ha publicado la editorial Aranzadi “El relevo Generacional en los Despachos Profesionales”

En este artículo queremos plantear una nueva reflexión, y es el intentar visionar el relevo generacional como una buena oportunidad para analizar nuestro despacho con objetividad y realismo. Es un buen momento para que los fundadores del despacho se planteen las siguientes preguntas:

• ¿Nuestro despacho que valor tiene?
• ¿Qué activos o puntos fuertes tiene nuestro despacho?
• ¿Qué debilidades y pasivos tiene nuestro despacho?
• ¿Qué medidas debo adoptar en el futuro para corregir las debilidades?

Lo que queremos destacar es que si el titular o fundadores del despacho han decidido iniciar el proceso de sucesión o relevo generacional es aconsejable, e incluso diríamos que es obligatorio, hacer un “inventario” del despacho, para que dicho análisis sea un punto de partida para tomar la mejor decisión en el proceso de sucesión, tanto si existen herederos civiles o herederos internos del despacho( profesionales clave),como si la sucesión debe buscarse fuera del despacho(venta, fusión o incorporación de otros profesionales)

Una reflexión…

Realizar o tener un “inventario” actualizado del despacho siempre es una obligación, pero todavía lo es más si tomamos la decisión de iniciar un proceso de relevo generacional. Esta información nos será útil en cualquier opción de sucesión que decidamos adoptar en el futuro; Herederos civiles, Profesionales clave del despacho, venta o fusión.

Indicadores que nos ayudarán a realizar un “inventario” de nuestro despacho, y a conocer su valor añadido

En este apartado intentaremos, sin ánimo de ser exhaustivo, relacionar aquellos parámetros o indicadores de gestión que consideramos clave y que nos permitirán conocer si nuestro despacho está en una buena posición para acometer el relevo generacional. Algunos despachos, los mejor gestionados, de una forma periódica, posiblemente ya estén trabajando con estos indicadores. Sin embargo, la gran mayoría de las firmas no lo están haciendo. Creemos que puede ser una buena guía para aquellos titulares o socios que estén interesados en conocer como pueden calcular el valor añadido de su despacho

PARÁMETROS E INDICADORES QUE DEBEN MEDIRSE

Lo que nosotros proponemos es medir de forma continuada y sistemática durante años una serie de parámetros e indicadores de gestión. De la comparativa y su evolución año tras año nos dará una radiografía exacta del valor añadido de nuestro despacho, y sin duda nos dirá que áreas de gestión tenemos que mejorar

Algunos parámetros que consideramos deberían medirse:

1) Evaluación de la rentabilidad del personal

Dentro de este apartado se deberían medir como mínimo los siguientes indicadores:

1.1. Coste hora por empleado/profesional

El cálculo se obtiene del siguiente cociente:

Sueldo Bruto + Seguridad Social
Nº total horas disponibles

1.2. Cálculo de la rentabilidad aportado por el empleado/profesional

Si el circuito administrativo está bien diseñado, se puede calcular cuál es la rentabilidad aportada por cada trabajador/ profesional mediante la asignación en base a las horas incurridas en la realización del trabajo. Normalmente, un indicador será el Valor Añadido (VA)aportado por cada trabajador y/o profesional:

VA = Importe facturado a clientes – Coste asignable al empleado/profesional

No obstante, no debe perderse de vista que, en muchos despachos profesionales, el importe facturado se calcula mediante la asignación de un porcentaje de incremento para cada categoría profesional, con lo cual la rentabilidad puede verse un poco distorsionada mediante este indicativo:

• También existe personal que realiza funciones de apoyo (administrativos, documentalistas…) al que no puede aplicarse este criterio.
• Este mismo cálculo VA aportado por cada trabajador puede calcularse de forma agregada por cada área de especialidad o departamentos (fiscal, mercantil…) del despacho.

2) Evaluación de la Rentabilidad por cliente

La rentabilidad de los clientes vendrá definida por la diferencia entre el importe facturado y los costes asignables a los mismos.

Normalmente las disminuciones de rentabilidad vendrán dados por un exceso de horas invertidas en el mismo. De ahí la importancia de controlar las horas realmente invertidas versus horas previstas.

3) Evaluación de la productividad del despacho

De forma resumida los indicadores que nos pueden permitir medir la productividad del despacho son cuatro:

3.1  Facturación por empleado

Representa la facturación que ha aportado cada empleado, al despacho profesional. No obstante, debe tenerse en cuenta que, si existe personal que realiza funciones de staff, debe plantearse otro criterio de valoración (objetivos realizados, facturación a otros departamentos).

3.2  Grado de asunción de nuevos trabajos

Otro aspecto importante es conocer el grado de trabajos que puede asumir el personal que presta los servicios. Por ello, un indicativo de dicha capacidad será el siguiente ratio:

En este aspecto nos puede hacer reflexionar sobre la posibilidad de contratar nuevo personal, ya sea de forma temporal o permanente.

3.3 Retrasos

También un cierto número de retrasos en los trabajadores programados puede evidenciar una saturación dentro del despacho. Un indicativo del factor retrasos es:

3.4  Comparación horas reales versus horas previstas

Otra medida de comparación es la diferencia entre horas reales y horas previstas. Cuando la desviación sea grande, deberán analizarse las causas.

4) Evaluación de la calidad del despacho

La calidad puede controlarse de dos maneras; internamente o externamente.

4.1  Internamente

Controlar la calidad implicará haber diseñado unos procedimientos y metodologías de trabajo, para asegurar la misma y periódicamente realizar un muestreo sobre el grado de seguimiento de dichos procedimientos.

• Otro indicativo es el número de horas invertidas en formación

4.2  ExternamenteSe puede evaluar de dos maneras:

• Analizando las quejas y las bajas de los clientes
• Realizando cuestionarios para evaluar la satisfacción de clientes

5) Evaluación Área Financiera

Dentro del área financiera, deberán controlarse los principales ratios del Balance de Situación y de la Cuenta de Resultados, así como el Umbral de rentabilidad (Los ingresos mínimos que necesitamos para cubrir los gastos fijos del despacho), pero siempre complementado y/o acompañados con un presupuesto anual de tesorería y otro mensual. A continuación incluimos algunos ratios que podrían medirse periódicamente.

RATIOS DEL BALANCE DE SITUACIÓN

RATIOS CUENTA RESULTADOS

BAII = Beneficios antes de ingresos y gastos financieros e Impuestos

6) Evaluación Área Comercial

Dentro del área comercial, se evaluará el número de altas de clientes y si existen varios profesionales que se dedican a labores de captación de clientes, se analizará el número de Altas por profesional “comercial”.

También será interesante controlar otro tipo de actuaciones de carácter comercial, como la eficacia de las promociones, estrategias de publicidad, relaciones públicas. Por este motivo, se realizará un análisis de la procedencia de cada petición de información.

Del número de peticiones de información, se analizará cuántas han acabado en venta.

Por otro lado, también se relacionarán los costes de cada una de las iniciativas.

7) Evaluación Área Recursos Humanos

El personal de un despacho profesional es el activo más importante de un despacho, y es bastante importante conocer el clima social que reina en el mismo. En este sentido, se pueden utilizar los siguientes indicativos:

1. Análisis y perfil profesional de nuestro personal
2. Costes y antigüedad
3. Rotación. Bajas/Número de empleados.
4. Ideas aportadas o sugerencias/Número de empleados.
5. Quejas/Número de empleados.
6. Promoción. Empleados ascendidos/ Número de empleados.

8). Evaluación Beneficio por socio

Si el despacho tiene varios socios fundadores es necesario medir el beneficio por socio. En ese caso, como apunta David Maister, el “Beneficio por socio” debería verse como el equivalente en el despacho profesional “al rendimiento sobre los recursos propios”. La fórmula que propone es la siguiente:

9) Evaluación de nuestra cartera de clientes

Otro activo importante, quizás de los más importantes, será auditar nuestra cartera de clientes. Como mínimo tendríamos que disponer de la siguiente información:

• Clasificación de clientes por su “tamaño” (facturación y/o nº de trabajadores), sector y ámbito geográfico.
• Clasificación de clientes por facturación que reporta al despacho y modalidad de facturación (si es facturación de iguala versus facturación esporádica).
• Clasificación de clientes por antigüedad. Periodo promedio de permanencia al despacho.
• Clasificación de clientes por servicios que tiene contratados con nuestro despacho.

10) Evaluación de nuestro portafolio de servicios y tarifas de honorarios

También será importante analizar de una forma crítica si la relación de nuestro portafolio de servicios versus tarifas, es idóneo y está acorde con las necesidades futuras del mercado. Quizás seria una buena ocasión para comparar nuestra propuesta de servicios con respecto a nuestros mejores competidores. Aquéllos que sabemos que lo hacen bien y gozan de un cierto prestigio en nuestra zona de influencia.

11) Evaluar riesgos empresariales y por responsabilidad profesional

Este tipo de cuestiones también deben valorarse y cuantificarse. Es muy frecuente en los pequeños despachos realizar pagos al personal no declarados a Hacienda, o bien trabajar con profesionales que están en régimen de autónomos y sin embargo tienen dedicación en exclusiva para el despacho. Este tipo de situaciones, mientras no se produzcan cambios no pasa nada, sin embargo si se produce una entrada de nuevos socios o propietarios estas practicas desearan cambiarlas, y ahí nuestra experiencia nos ha demostrado que suelen surgir problemas. Por ese motivo es recomendable, si tenemos decidido emprender un relevo generacional, ir corrigiendo y adaptando a la normativa legal vigente este tipo de situaciones irregulares.

En este sentido podríamos recordar la necesidad de auditar si el despacho está adaptado a la Ley de Proteccion de Datos (LOPD), Ley de la Sociedad de información (LSSI), la Ley de Prevención de Riesgos laborales, Ley de Sociedades profesionales, y por ultimo si está al corriente y al día en las obligaciones fiscales y laborales como empresa.

Por ultimo también es necesario comprobar si el despacho dispone de un seguro de Responsabilidad Civil (RC) que le proteja ante posibles reclamaciones por responsabilidad profesional. Mayoritariamente todos los despachos profesionales tienen un seguro de RC, pero también es una cuestión que no debe olvidarse, pues en una hipotética transmisión futura del despacho es un riesgo que el comprador seguro que analizará.

12) Marcas y Nombres comerciales

Es otro activo del despacho que conviene cuidar y hacer un seguimiento, pues en algunas ocasiones nos hemos encontrado despachos con más de 25 años de historia que habiendo conseguido consolidar su marca y su nombre comercial en su ámbito de actuación, resulta que no las tenían registradas. Sin duda las Marcas y Nombres Comerciales son activos que tiene un valor en cualquier futura operación de transmisión del despacho

Una reflexión…

A estos indicadores podríamos añadirles algunos más, o incluso otros diferentes según las características del despacho y los servicios prestados. Por ejemplo, para un despacho especializado en reclamación de impagados sus indicadores serán muy distintos a los de un despacho especializado en gestión y asesoramiento laboral. No obstante de lo que si estamos seguros, es que si se aplican como mínimo los que proponemos, sin lugar a dudas el titular o fundadores del despacho sabrán con bastante exactitud el valor añadido de su despacho.