Planificación de un proyecto de inversión en un sistema de “Archivo Electrónico” en una firma profesional

Para implementar un proyecto de inversión de un “Archivo Electrónico “que funcione y mejore los procesos de trabajo del despacho es fundamental hacer un análisis detallado de las actividades del despacho en que se valore la importancia de los documentos para los procesos de negocio del despacho, identificar los beneficios que se desean obtener y, finalmente, definir unas estrategias de actuación.

Lo que explicaremos a continuación, podría ser perfectamente aplicable a una inversión e implementación de un nuevo software.

a) Analizar las actividades del despacho

Es conveniente que los profesionales de la firma que gestionan las diferentes áreas efectúen primero un examen detallado de los procesos clave del despacho, identificando en qué medida intervienen los documentos. Los procesos de una organización –además de recursos humanos, financieros y físicos– requieren la utilización de documentos que evidencien las decisiones tomadas y las operaciones realizadas. Se trata de ver qué hace el despacho y cómo lo hace, considerando si la gestión de los documentos da un soporte adecuado a las actividades diarias.

b) Identificar los beneficios

Es importante establecer qué beneficios se esperan conseguir implantando el archivo electrónico y qué riesgos o ineficiencias se pretenden minimizar. De esta manera, será más sencillo establecer prioridades y definir las estrategias de actuación.

Así, para la firma el nuevo sistema de gestión de documentos debería permitir al despacho:

• Mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos de trabajo, liberando para otros usos el espacio utilizado para almacenar los documentos en papel, reduciendo el tiempo dedicado a las tareas de archivo y consulta de los documentos, y ahorrando gastos en consumibles y material de oficina.
• Implantar un sistema centralizado de gestión de documentos con un único repositorio y evitar así la conservación de copias, duplicados y distintas versiones de los documentos.
• Asegurar el cumplimiento del marco legal y normativo y la rendición de cuentas a los clientes y otras partes interesadas (colaboradores, colegios profesionales…).
• Garantizar la continuidad en caso de desastre, preservando los documentos vitales.
• Mantener la memoria corporativa y organizar el conocimiento adquirido por el despacho.

c) Definir las estrategias de actuación

A la hora de planificar la implantación del nuevo sistema de gestión de documentos, en cualquier firma profesional, deberían establecer un plan de actuación que contemplase los siguientes aspectos:

1. Definición de una política y de procedimientos de gestión de documentos.
2. Designación de responsables, determinando las competencias del personal y asegurando la formación adecuada.
3. Diseño, implementación y administración del archivo electrónico.
4. Integración de la gestión de los documentos en los procesos y sistemas del despacho.

La gestión de los documentos debería tener siempre un enfoque corporativo. Por ello, es fundamental contar con la aprobación y el respaldo de la dirección y establecer procedimientos comunes para todo el despacho, que deben estar descritos en el manual de la gestión documental o en los procedimientos documentados respectivos.

También es esencial definir claramente las responsabilidades y las atribuciones y darlas a conocer a todo el personal, de manera que estén claras las personas y las áreas responsables de llevar a cabo cada actividad. En este sentido, en la firma tienen que determinar qué modelo de organización del sistema de gestión de documentos es el más adecuado para el despacho. La opción elegida es el modelo centralizado: todos los documentos de la organización se almacenarán en el servidor documental, de modo que la información (con los niveles de acceso que se establezcan) sea accesible para toda la organización. Este modelo evita la duplicación de documentos, permite economizar recursos y facilita la realización de copias de seguridad. Por otra parte, es preciso que haya un responsable principal del archivo electrónico que lo administre y controle su utilización y procedimientos de archivo uniformes.

En cuanto al diseño del archivo electrónico, es recomendable que se acuda a una empresa consultora especializada, que le asesore sobre los aspectos informáticos y documentales. En un primer paso, las tareas que desarrolla el equipo de trabajo formado por un consultor y los responsables de área de la firma, sirven para delimitar el alcance del archivo electrónico con una visión a largo plazo. Este proceso supone:

1. Determinar los documentos que formarán parte del sistema. Esta tarea requiere identificar los documentos que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y las actividades realizadas por el despacho. Para ello, se examinan los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo y que tipo de documentación se produce y se utiliza en cada caso. Al estudiar los tipos de documentos que se incorporarán al nuevo sistema, se pueden plantear las siguientes cuestiones: ¿Qué documentos reflejan de forma fiable qué se decidió, se comunicó o se hizo en su momento? ¿Qué documentos garantizan que se cumplió con los requisitos legales y normativos? ¿Qué documentos protegen los intereses del despacho y de los clientes? ¿Qué documentos se consultan con más frecuencia? ¿Qué documentos, aunque se consulten pocas veces, son decisivos para mantener las actividades del despacho?
2. Determinar los plazos de conservación de los documentos. Una vez identificados los diversos tipos de documentos que formarán parte del sistema, hay que decidir el período de tiempo durante el cual deben conservarse. Para ello, es preciso basarse en el análisis del entorno legal y normativo, de las necesidades de gestión y del riesgo que comportaría no disponer de un documento concreto. Esta tarea implica evaluar el ciclo de vida de los documentos, ya que el valor de los documentos varía según el uso que se les va dando a lo largo del tiempo. Se ha de hallar el punto de equilibrio entre la necesidad de preservar los documentos que justifican las actividades del despacho y la utilidad de eliminar, cuanto antes y de forma segura, aquellos documentos que carecen de valor para la organización. El resultado de este análisis se concreta en el calendario de conservación, que especifica que se hará con un documento cuando deje de tener valor administrativo o no necesite conservarse por razones legales (destrucción física, conservación permanente, transferencia a otro sistema de almacenamiento, etc.).
3. Calcular la cantidad de documentos que deberá gestionar el sistema. A partir de los tipos de documentos identificados, los plazos de conservación establecidos y la previsión de entrada de nuevos documentos (crecimiento del número de clientes, creación de nuevas líneas de negocio…) se hace un cálculo que permita hacer una estimación de los recursos que habrá que destinar a la implantación y mantenimiento del archivo electrónico (hardware, software, recursos humanos…).
4. Fijar la inversión máxima que se dedicará al proyecto. Se deben tener en cuenta los costes de análisis y diseño del archivo electrónico, de los recursos informáticos (escáner, servidor, módulos y licencias del software), de la instalación y puesta en marcha del sistema, de la captura inicial o la migración de los documentos existentes y de la formación del personal. Es importante determinar la inversión máxima, definiendo claramente las necesidades del despacho, puesto que condiciona el diseño del sistema de gestión de documentos y la elección de muchos de sus elementos. Se pueden valorar los sistemas y recursos con los que ya se cuenta y que pueden utilizarse. En este caso, deberá seleccionarse una solución abierta y fácil de integrar que permita la conexión de los dispositivos o la interoperabilidad entre aplicaciones.
5. Dividir el proyecto en fases. Poner en marcha un archivo electrónico requiere tener una visión de conjunto y estructurar el proyecto en diversas fases: análisis (“dónde estamos”, “qué queremos”); diseño (“cómo funcionará el sistema y se configurarán sus diversos elementos”); integración, desarrollo y pruebas (“cómo crearemos el sistema y comprobaremos que funciona correctamente”); implantación (“cómo utilizaremos el sistema”); administración (“cómo mantendremos y mejoraremos el sistema”). En el caso de un sistema de gestión electrónica de documentos que presente cierta complejidad, se puede comenzar por un tipo específico de documentos o por un perfil determinado de usuarios; una vez demostrada su efectividad, se extendería su uso. Así, lo más lógico y aplicando el sentido común, se considera prioritario centralizar la gestión de aquellos documentos a los que necesitan acceder todas las áreas del despacho y, por ello, en la primera fase del proyecto se digitalizarán los documentos básicos de los clientes (escrituras, actas y certificados, declaración censal, alta del IAE, inscripción de la empresa en la Seguridad Social, comunicación de apertura de centro de trabajo, libro de visitas, etc.).

En resumen, hay que pensar antes de hacer, planificar antes de actuar. Esto implica valorar en qué medida afectará el nuevo sistema al funcionamiento del despacho, valorando los beneficios que se esperan conseguir. Asimismo, se deben analizar los múltiples factores, tanto organizativos como tecnológicos, que intervienen en la gestión de los documentos. Sin un análisis de los procesos y actividades que se realizan y de los requisitos del despacho, no es posible implantar un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, ya que este no puede construirse como un elemento aparte, sino que debe integrarse en los procesos de trabajo de la organización.