Entrevistamos a Toni Matheu

Entrevistamos a Toni Matheu, director general de Summar, compañía de software para despachos profesionales con una trayectoria que se remonta al año 1985.

Ha ejercido de directivo y tecnólogo, y siempre ha tenido las ideas muy claras. Durante toda su trayectoria de más de 35 años en el sector del software de la gestión empresarial, han pasado muchas cosas: varias crisis, una pandemia, la continua evolución tecnológica… todo ello sin duda le ha proporcionado una experiencia y perspectiva impagables. Desde tu experiencia y visión como directivo ¿como ves el sector de los despachos profesionales? ¿Qué retos han de afrontar?

Yo creo que ambos colectivos, el de los despachos y el de los informáticos, tenemos muchos aspectos en común, y en particular, ambos estamos en mercados de alta demanda, mucha competencia y en el que el capital humano es crítico. En general, y desde hace ya bastante tiempo, veo que a los despachos les cuesta diferenciar sus servicios, salir de la comoditización, y ya se sabe que, en los negocios, o eres diferente o eres barato, y veo a muchos despachos en un punto medio potencialmente problemático. Para mí, esto explica situaciones no deseadas como, por ejemplo, la falta de procedimientos de gestión que dificultan el buen aprovechamiento de la tecnología para ofrecer servicios diferenciales que permitan un buen flujo de nuevos clientes. La medida de los nuevos clientes, para mí es uno de los indicadores más relevantes de salud empresarial. Por otro lado, también veo a los despachos inmersos en una dinámica clarísima de concentración, que debería resultar en despachos, y redes de despachos, de mayor tamaño y mayor capacidad de inversión para dichas cuestiones organizativas, lo cual debería servir para cambiar mi diagnóstico anterior. En definitiva, creo que los principales retos de los despachos son organizativos, tanto en la relación con los clientes, como en la producción de servicios y la estabilidad y desarrollo del capital humano.

Me parecen muy interesantes las similitudes entre los despachos y las empresas de informática. En vuestro caso, siendo una empresa formada por técnicos, de tamaño similar al de un despacho más o menos grande, ¿cómo os gestionáis?

En resumen, yo diría que, en nuestra organización, todo gira alrededor de un sistema de imputación de tiempos, en el que unos 70 técnicos informan toda su actividad diaria, y disponen de diversas utilidades para que dediquen el menor tiempo posible a los aspectos administrativos y se centren en las cuestiones técnicas de su trabajo. Hemos integrado un sistema de comunicación a nivel técnico y de soporte con los clientes, de tal manera que los usuarios se comunican directamente con nuestros técnicos desde el propio software que usan habitualmente, y estas solicitudes de los clientes llegan directamente al sistema de imputaciones, en el que consta también toda la información técnica de cada cliente. En paralelo, disponemos de varios canales de comunicación interna, videollamadas y chat, que junto con un repositorio de documentación, facilitan la colaboración y el compartir conocimiento. Sin entrar en aspectos de la producción de software y servicios propios de nuestra actividad, yo diría que el resto de los procesos de gestión los tenemos bastante automatizados, con alertas y publicación automática de indicadores de gestión. A este respecto, creemos en aquel nivel de automatización que ayuda al usuario a hacer su trabajo eficientemente, pero sin eximirle en ningún momento de saber lo que está haciendo y porqué, de esta manera se facilita la participación de todos en la mejora continua de la gestión y se entregan servicios con mayor calidad y agilidad. Todo esto es clave para diferenciarnos en el mercado y mantener una rotación de personas muy baja. Y, por otro lado, contratamos servicios especializados habitualmente, que aparte de proporcionar sus resultados, nos ayudan a mejorar la organización. En particular, esto lo considero imprescindible en cuestiones como la seguridad.

Se dice en el sector que el software de Summar encaja y es ideal en despachos que tienen un modelo de gestión interna muy maduro, y que suelen ser grandes despachos. ¿Podrías explicar brevemente que ofrece Summar a estos despachos?

Creo que nuestra propuesta es singular, tanto a nivel de funcionalidad, como de tecnología y de colaboración con los despachos. Por un lado, la funcionalidad de nuestro software resuelve la gestión de todas las cuestiones importantes de los despachos de asesoría, abogados y auditoría, con un enfoque de integración tipo ERP que se amplía continuamente con nueva funcionalidad. Por otro lado, nuestro software está basado en la reconocida tecnología Microsoft Business Central, utilizada de una manera peculiar que nos permite evolucionar técnicamente sin tener que cambiar la funcionalidad, lo cual es mucho menos traumático. Y, por último, como planteamos nuestra relación con los clientes a largo plazo, colaboramos en múltiples cuestiones como por ejemplo, conectar nuestro software de RRHH con la nómina del despacho para que lo puedan ofrecer a sus clientes. Es un orgullo poder decir que con este tipo de colaboraciones ambas partes hemos ganado nuevos clientes.