Las tres palancas que puedan cambiar el futuro de una firma profesional

Las firmas profesionales, hoy en día y en el futuro, deben ser capaces no sólo de adaptarse rápidamente a los cambios, sino que incluso deberían llegar a preverlos. Por este motivo, deben estar preparadas para adaptarse con flexibilidad a las transformaciones de su entorno. Pero, ¿cómo hacerlo?

Los expertos proponen algunas herramientas que, sin duda, nos pueden ser muy útiles, pero de las muchas que existen, partiendo de nuestra experiencia destacaría las siguientes;

El desarrollo organizacional a medio y largo plazo

Podemos definir el desarrollo organizacional como una herramienta formativa adoptada para lograr un cambio a largo plazo en la firma. Éste se concentra en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional. Se considera a las personas como punto de partida y se orienta hacia las metas, estructura o técnica de la organización. Es una respuesta al cambio y, mediante su aplicación, se pretende que los individuos se adapten mejor a las nuevas tecnologías, desafíos y transformaciones de su entorno.

Con esta herramienta de gestión se muestra al personal cómo trabajar eficientemente con otros a través de un diagnóstico de problemas complejos para buscar las soluciones apropiadas y, sobre todo, ayudar a las organizaciones a sobrevivir en un medio ambiente de cambios.

Su área de acción fundamental es, por lo tanto, aquella que tiene relación con los recursos humanos de la institución. La importancia que se le da al desarrollo organizacional deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso de cualquier organización.

Específicamente el desarrollo organizacional abordará, entre otros muchos, problemas de comunicación, conflictos entre grupos, cuestiones de dirección y liderazgo, cuestiones de identificación y destino de la firma, cómo satisfacer las necesidades del personal o cuestiones de eficiencia organizacional.

En todo caso, es necesario tener presente que la única forma de cambiar las organizaciones es a través de su cultura. Además, hay que lograr que las personas tengan una conciencia de pertenencia, de ser, efectivamente, miembros de la firma.

Mejorar los procesos en la prestación de los servicios y en la gestión diaria

Hoy en día ya no es suficiente hacer mejor las cosas. Por supuesto que es importante, pero no suficiente. Sin lugar a dudas, la satisfacción del cliente y el éxito en los negocios dependen de la velocidad de respuesta a necesidades y cambios, de igual manera que del costo y calidad de los servicios que se prestan a los clientes. Hacer las cosas más rápido es tan importante como hacerlas mejor y con un menor costo. Se trata de trabajar mejor, más rápido y más barato que la competencia. Por tanto, es necesario hacer mejor, más rápidos y más económicos los procesos esenciales de la firma, y esto es precisamente la finalidad que busca la reingeniería en los procesos de la firma.

Definiremos la mejora o reingeniería como el rediseño de un proceso, en particular para lograr mejoras en velocidad y calidad en la prestación del servicio. Para rediseñar la forma de trabajar es preciso dividir el tiempo invertido en los trabajos que realiza la firma en dos componentes: trabajo y desperdicio o pérdida de tiempo y recursos inútiles. Precisamente, eliminar estas deseconomías es lo que busca la reingeniería. Por tanto, las mejoras en el proceso pueden darse de dos formas: al llevar a cabo más trabajo en el mismo tiempo y al realizar la misma cantidad de trabajo en mucho menos tiempo. Si se consigue este objetivo, las organizaciones pueden ser más competitivas. Sin duda hoy en día la tecnología y las soluciones de software que han aparecido en el sector están ayudando una barbaridad, en los procesos de contabilidad, en la gestión de nóminas tenemos muchos ejemplos.

La reingeniería debe aplicarse de manera sistemática por medio de un método que permita resultados cuantificables, que ayude a identificar con rapidez las áreas de mejora y reduzca desperdicios. Por tanto, hay que definir los límites del proceso; observar sus pasos y recolectar los datos relativos al mismo, analizándolos. Finalmente, deberán identificarse las áreas de mejora, desarrollar las mejoras e implantar y vigilarlas.

Buscar la calidad total

Ya conocemos el concepto de calidad y, por ello, no nos extenderemos en el mismo. Sin embargo, sí podemos decir que va más allá del simple cumplimiento de unas normas ISO. Es decir, se le da una importancia estratégica a las expectativas del cliente y, por tanto, a los requisitos que impone, así como a lo que ocurre en su entorno.

Para lograr mejores niveles de calidad y competitividad se necesita un planteamiento de mejora continua, bien definido y bien ejecutado, que deberá implantarse en todos los departamentos y actividades de la firma. Las mejoras deben orientarse a lograr un valor agregado percibido por el cliente, como puede ser, dar unas respuestas rápidas a sus peticiones. La calidad total requiere que todos los integrantes de la organización estén informados y comprometidos a realizar un buen trabajo y a contribuir con una participación creativa y eficaz en la consecución de los propósitos planteados. Además, se debe brindar al personal capacitación y formación continua, no sólo en materia jurídica o de administración, sino también en lo referente a las filosofías y técnicas de calidad relacionadas con el desempeño de su trabajo, la comprensión y solución de problemas y todas aquellas decisiones que afecten a los clientes.