Cómo gestionan el tiempo los mejores directivos del sector. Algunos consejos

Las personas que han alcanzado la excelencia en la gestión de su tiempo basan su éxito en centrar su atención la mayor parte del tiempo en las cosas verdaderamente importantes, dejando lo superfluo en segundo lugar. Han aprendido a fijarse prioridades y se atienen a ellas en sus planes de acción.

Las principales claves son las siguientes:

– Antes de comenzar una semana dedique 30 minutos a planificarla

Dedicará esos minutos a reflexionar sobre lo conseguido la semana anterior y se fijará metas para la siguiente semana. Pregúntese, durante la semana que ha terminado: ¿he mantenido lo importante en primer lugar? Para la siguiente semana, pregúntese: ¿cuáles son los objetivos en cada una de las áreas de mi vida?, ¿qué resultados me comprometo a lograr? Repase por unos instantes su escala de valores y objetivos.

Diferencie claramente lo importante de lo urgente

– La planificación ha de ser «realista»

Es muy frecuente, a la hora de planificar, pecar de cierto exceso de optimismo, para comprobar al final de la jornada que gran parte de las tareas planificadas han quedado sin hacer, lo cual desemboca en sentimientos de frustración. Sea siempre consciente, a la hora de planificar, de que nuestro tiempo es limitado. Cíñase a lo más importante en primer lugar.

– Elabore una lista de tareas ordenadas por prioridades y teniendo en cuenta sus objetivos

La planificación eficaz siempre está basada en una lista de tareas ordenada por prioridades, que le marcará claramente la importancia y el orden de realización de cada tarea, evitándole distracciones y caer en la tan común actitud de comenzar siempre haciendo las tareas más fáciles y gratas.

– Es fundamental mantener una visión con perspectiva

Las tareas siempre forman parte de objetivos por alcanzar y es muy importante mantener el enfoque en los resultados pendientes de obtener y no en tareas concretas que, por sí solas, no nos dicen nada.

– Hágase cada día las dos preguntas claves de la gestión óptima del tiempo

Las preguntas son: ¿cuál es la tarea más importante que puedo hacer hoy que suponga el mayor impacto positivo en mi vida profesional, y en mi vida personal? Responder a estas preguntas día a día le mantendrá enfocado en lo que realmente es importante y significativo.

– Dedique todos los días 10 minutos a planificar

Lo ideal es planificar cada día la noche anterior antes de acostarnos. Si usted es madrugador y prefiere hacerlo por la mañana a primera hora también es perfecto. Dedicando un pequeño espacio de tiempo a planificar mejorará sustancialmente su enfoque, ya que sabrá, en todo momento, cuáles son las acciones que debe emprender, el orden y la importancia de cada acontecimiento en su vida.

• Utilice la regla del 70-30. De nuestro tiempo productivo de la jornada hemos de planificar aproximadamente un 70%. Dejaremos sobre un 20% de nuestro tiempo sin planificar para poder hacer frente a imprevistos, interrupciones y actividades que no planificamos. Y, por último, haremos una reserva absoluta de un 10% de nuestro tiempo para poder abordar aquellas tareas de vital importancia y que requieren de toda nuestra concentración y energía. Ha de ser un periodo en el que no se produzcan interrupciones y usted se pueda centrar en las tareas verdaderamente importantes, aquellas que marcan la diferencia.

– Piense en resultados, no en tareas. Hacer por hacer no conduce a nada. ¿Cuáles son los principales obstáculos que hay que afrontar?

Para dominar los principios fundamentales de la gestión del tiempo hay básicamente tres grandes grupos de obstáculos.

• Un primer grupo son obstáculos propios de la naturaleza humana: postergar las cosas, incapacidad de decir «no», intentar demasiadas cosas a la vez y la falta de prioridades bien definidas.
• Un segundo grupo son los obstáculos de tipo administrativo: administración de crisis, cambio de prioridades, falta de objetivos, falta de planificación, y la delegación ineficaz.
• Por último, existe un tercer grupo que son los obstáculos de tipo ambiental: interrupciones telefónicas, reuniones, el manejo de la información y el papeleo. Tomar conciencia de cuáles son los obstáculos que más nos afectan es dar un paso de gigante para poder tomar medidas correctivas que nos permitan destruir esos obstáculos.