Nuestros proyectos de consultoría en Gestión Documental se amplían y evolucionan

Nuestros servicios profesionales de consultoría en gestión documental tienen alcance nacional, pues los podemos ofrecer a medida y personalizados.

Seguidamente les detallamos las distintas peticiones y modalidades de servicio que podemos ofrecer;

1. Auditoría documental

Este servicio permitirá conocer el uso de los documentos que son gestionados diariamente en el despacho y averiguar cómo darles un tratamiento ágil, eficaz y seguro que sirva para mejorar la eficacia de los procesos de negocio. Se realizará un diagnóstico de la situación actual y se emitirá un informe que indicará las fortalezas y las debilidades en los procesos de gestión documental. El informe de auditoría documental incluirá recomendaciones y propuestas de actuación destinadas a corregir los posibles puntos débiles y a desarrollar buenas prácticas de gestión documental.

2. Diseño e implantación de un sistema documental

Este servicio tiene como finalidad poner en funcionamiento un sistema documental corporativo que proporcione una solución flexible y homogénea a la gestión de los distintos tipos de documentos que se gestionan diariamente. Permitirá un control eficaz y sistemático de los documentos, a fin de dar soporte a las actividades del despacho a lo largo del tiempo. Se definirán la política y los responsables de la gestión de los documentos, se implementarán los procedimientos para incorporar, gestionar y hacer accesibles los documentos, y se establecerán los instrumentos necesarios (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tablas de acceso y seguridad, aplicaciones informáticas…) para crear y mantener los documentos, en todos los formatos o soportes, que evidencian las actividades de la organización.

3. Organización del archivo de oficina y del archivo administrativo

Este servicio permitirá implantar en el despacho un sistema de archivo que facilite la gestión de los documentos y los expedientes en papel. Se analizará el ciclo de vida que ha de seguir cada tipo de documento a lo largo de las diferentes etapas de archivo, se crearán las herramientas básicas del archivo y se establecerán los procedimientos de transferencia, almacenamiento, acceso y eliminación de los documentos.

4. Diseño de un sistema de gestión electrónica de documentos

Este servicio tiene como propósito definir y elaborar las herramientas documentales necesarias para el eficaz funcionamiento de un sistema de gestión electrónica de documentos (GED), cuyo éxito depende en gran medida de la capacidad para estructurar adecuadamente los procesos de trabajo asociados a la gestión de los documentos. Se identificarán los tipos de documentos que se requiere digitalizar, se definirán los circuitos documentales y los procedimientos de captura y registro de los documentos, se crearán los instrumentos de clasificación e indización de los documentos, se determinará el plazo de conservación de cada tipo de documento, se especificarán los requisitos del sistema informático (características de los dispositivos de captura –escáneres– y almacenamiento y de los programas informáticos) y se determinarán aspectos técnicos del sistema GED (formato de los documentos electrónicos, parametrización de la base de datos, perfiles de usuarios y tablas de acceso y seguridad).

5. Diseño e implementación de una intranet documental

La implantación de un entorno intranet en el despacho ofrece una oportunidad única para poner en funcionamiento un sistema documental ágil, eficaz y seguro, siempre que se establezcan unos criterios claros y coherentes de organización de los documentos. Una intranet corporativa, como herramienta de gestión de los documentos y de gestión del conocimiento, facilita la creación de un entorno de trabajo compartido que permite gestionar y acceder fácilmente a los documentos de trabajo. Se analizarán los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo, el proceso de creación y los medios de recepción y difusión de los documentos, se elaborará un mapa documental y se definirán los criterios de organización de los documentos y las directrices para su control y recuperación.

6. Asesoramiento documental

Resolución de consultas sobre cuestiones relacionadas con la gestión de documentos y la organización de archivos. Este servicio de asesoramiento permite a los despachos profesionales mantener una reunión de trabajo con un experto que les proporcionará información específica y adaptada a sus necesidades para planificar la gestión de los documentos y definir líneas de actuación, desarrollar buenas prácticas de gestión documental o conocer posibles soluciones documentales o de archivo que puedan serles de utilidad.

¿A quién se dirige nuestro servicio?

A los despachos profesionales jurídicos, económicos y tributarios, con independencia de su tamaño o actividad (asesorías jurídicas, laborales, fiscales y contables, gestorías administrativas, bufetes de abogados, despachos de economistas, despachos de auditores y sociedades de auditoría). También se podrán desarrollar proyectos de gestión documental para otros sectores y actividades económicas, especialmente en el caso de servicios y gabinetes jurídicos de empresas.

¿Qué necesidades pretende satisfacer nuestro servicio?

La consultoría en gestión documental tiene como propósito orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora en la gestión de sus documentos y que quieren implantar sistemas documentales eficaces, adoptando las soluciones más adecuadas.

Una gestión documental eficaz contribuye de manera significativa a mejorar los procesos de negocio de los despachos profesionales ya que permite:

1. realizar sus actividades y gestionar sus asuntos de una manera ordenada, eficiente y responsable;
2. dar continuidad a la prestación de servicios a los clientes ofreciendo respuestas ágiles y eficaces;
3. respaldar, documentar y dar coherencia a la creación de políticas y la toma de decisiones;
4. cumplir con los requisitos normativos y legales, las normas de calidad y los procesos de auditoría y control interno;
5. evitar los riesgos que supone no disponer de documentos que evidencien o justifiquen actividades realizadas por la organización;
6. proteger los intereses del despacho y los derechos de los clientes, los empleados y otras partes interesadas;
7. asegurar y facilitar la localización de los documentos, reduciendo el tiempo dedicado a buscar información, y proporcionar una mayor seguridad y control en la circulación de los documentos;
8. preservar los documentos y hacerlos accesibles a medio o largo plazo, asegurando que se conservan únicamente durante el tiempo en que son necesarios o pueden ser requeridos;
9. rentabilizar la implantación de nuevas tecnologías de la información orientándolas a la gestión de los documentos e integrándolas con las buenas prácticas de gestión de los documentos;
10. mantener la memoria corporativa, salvaguardar la experiencia acumulada y difundir el conocimiento adquirido por la organización.

¿Qué nivel de calidad ofrece nuestro servicio?

Por un lado, Amado Consultores dispone de una amplia experiencia en el sector de las asesorías y despachos profesionales y cuenta con un equipo de consultores que, debido a su conocimiento de los procesos de negocio y las actividades del sector, les permite adecuarse a las necesidades específicas de los despachos.

Por otro lado, la metodología de trabajo empleada en los proyectos de consultoría en gestión documental se basa en la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos (Records Management). Esta norma establece los principios para conseguir unas buenas prácticas de gestión documental y propone una metodología y unas directrices para el diseño y la puesta en funcionamiento de un sistema documental. Toma como punto de partida el enfoque basado en procesos y es de gran ayuda para planificar la gestión de los documentos y la organización del archivo, reduciendo los riesgos que tienen su origen en una visión parcial de los procesos documentales.

Aunar el conocimiento adquirido en el sector de los despachos profesionales y el uso de una metodología estándar en los proyectos de gestión documental, permite ofrecer un alto nivel de calidad y la garantía de comprender y satisfacer las expectativas y requisitos de los clientes, a fin de conseguir la máxima satisfacción de éstos.