Bases de datos de clientes potenciales. Una necesidad para poder crecer

Para poder diseñar una buena estrategia comercial para captar nuevos clientes necesitamos conocer mínimamente los datos de los clientes potenciales.

1. Base de datos interna de clientes actuales.
2. Base de datos interna con los clientes que se han dado de baja y los clientes potenciales: está constituida por referencias que hemos ido acumulando directamente, a partir del listín telefónico o del “boca a boca”.
3. Bases de datos externas: se adquieren en el exterior.

Partiendo de las fuentes que acabamos de enumerar, deberemos confeccionar un fichero. Aunque son muchos los criterios de sistematización que pueden seguirse, nosotros les proponemos algunos. Lo importante es que ustedes los adapten a sus necesidades y a su forma de trabajar.

Actualmente existen variedad de software CRM que facilitan este trabajo, no obstante nosotros con este articulo intentaremos hacer una descripción conceptual de lo que es una ficha comercial:  

Creación de una ficha comercial. Una cultura y una mentalidad comercial

Tradicionalmente, hace 20 o 25 años, los ficheros se confeccionaban manualmente y con soporte de papel. La informática ha revolucionada la gestión interna de cualquier empresa: los softwares CRM se han convertido en una herramienta de trabajo imprescindible, que nos permite ahorrar mucho tiempo en la labor comercial.

Con un buen programa (en el mercado hay una amplia oferta de pago y gratuitos), podemos clasificar nuestros clientes potenciales, atendiendo tantos criterios como información hayamos incluido en su ficha. Un sistema informatizado proporciona información sobre los contactos de una manera concisa y fácilmente recuperable.

A continuación, les presentamos un modelo de ficha de clientes potenciales.

Como pueden apreciar, un fichero integrado por fichas tan completas como la que acabamos de presentar hacer las veces de una libreta de direcciones y de guía telefónica. Y funciona como agenda donde se anotan.

• Cuando tendrá lugar la próxima reunión con un contacto.
• Cuando tuvo lugar la última reunión.
• Que no se ha contactado con una persona determinada desde una cierta fecha.
• Los detalles del último encuentro.

Con estas fichas, el profesional no deberá acudir a una “cita a ciegas” y el canal de comunicación entre él y el posible cliente será mucho más fluido. Si el profesional es ordenado e introduce día a día los nuevos datos, tendrá un fichero siempre actualizado. Es posible que al principio cueste adquirir este hábito, pero a la larga se agradece. Un fichero desfasado puede ser una bomba de relojería, pues puede dar lugar a malos entendidos y pérdida de tiempo (visitas inútiles, dar la sensación que no conocemos la empresa que visitamos, etc.).