En general, titulares y profesionales de los despachos profesionales están de acuerdo en conceder una gran importancia a la gestión de los documentos, pero, a menudo, se sienten perdidos a la hora de adoptar soluciones o poner en práctica acciones de mejora.
Consultor en gestión documental.
Se entiende que la gestión de los documentos es un proceso de soporte imprescindible para el desempeño efectivo de las actividades del despacho y para la prestación de unos servicios de calidad a los clientes. Sin embargo, las posibles soluciones adolecen con frecuencia de una visión parcial en la que se confunde la herramienta (por ejemplo, un programa informático ERP) con la solución.
Abordar la problemática asociada a la gestión de los documentos de archivo requiere pensar y planificar antes de actuar. Hay que disponer de una visión global que, teniendo en cuenta los procesos de negocio, integre los documentos en papel, los documentos electrónicos (incluidos los mensajes de correo electrónico) y los programas de gestión. Para ello, la gestión documental debería formar parte del “ecosistema” del despacho (junto a la gestión de los asuntos jurídicos, la minutación y facturación, el control de tareas y de tiempos, la relación con los clientes, etc.) y ser capaz de comunicarse con el resto de los elementos del sistema.
Desde un enfoque práctico, para conseguir una gestión eficaz de los documentos, se deberían establecer políticas y estrategias de gestión de los documentos adaptadas a las necesidades y expectativas del despacho (¿por qué gestiono documentos? ¿a dónde quiero llegar?), implantar procedimientos y buenas prácticas de gestión (¿qué debe hacerse? ¿cómo debe hacerse?) y definir claramente las responsabilidades (¿quién debe hacerlo?).
Hacia un sistema de gestión que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y los programas de gestión
El término “gestión documental” se emplea hoy en día con distintos significados, de forma que se ha generado cierta confusión sobre este proceso de negocio (manera en la que se efectúan un conjunto de actividades –en este caso, crear y mantener documentos– en una organización). Es habitual hablar de él para referirse a la digitalización de documentos cuando el mantenimiento de los “papeles” desborda la capacidad de las empresas y provoca problemas de almacenamiento, reduciendo así la gestión documental a una mera aplicación informática que haría desaparecer el uso del papel. Si a esto añadimos, la imparable proliferación de términos que hacen alusión de un modo u otro a la gestión de documentos (gestión de contenidos empresariales, “document imaging”, “docflow”, “digital archiving”, “digital asset management”, “e-mail discovery”…), el asunto se complica.
Hay que insistir en que la gestión documental es un proceso de las organizaciones, como lo son la gestión de la calidad, la comunicación interna, la gestión de los recursos humanos, etc. En este sentido, según Muñoz Molina, director de Tecnologías de la Información del bufete Cuatrecasas, un despacho profesional es una empresa que fabrica documentos y que vende tiempo que se plasma en documentos. Por ello, gran parte del tiempo de los profesionales y empleados de las asesorías, se emplea en crear, intercambiar, buscar… –es decir, gestionar– documentos.
Desde este punto de vista, la gestión documental es algo más que el uso de un programa ERP , ya que, en general, es un proceso –con sus requisitos– que pretende asegurar la atención adecuada y la preservación de los documentos (con independencia de cuál sea su soporte o formato) creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas. En el contexto del enfoque basado en procesos, la gestión documental tiene como finalidad crear y mantener de manera eficaz aquellos documentos administrativos que sirven como evidencia o registro del resto de los procesos de negocio. Por lo tanto, debería integrarse con los demás sistemas de gestión de la organización, a los que alimenta y permite funcionar.
Implementando un sistema de gestión documental adaptado a los requisitos del despacho conseguiremos:
- Almacenar la documentación (cada miembro del despacho sabe qué documentos tiene que guardar, dónde y cómo) y recuperarla con rapidez (cada miembro del despacho sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos que necesita).
- Facilitar los procesos y actividades del despacho, haciendo más ágiles y eficaces las tareas que requieren el manejo de documentos, desde el momento de su creación hasta su eliminación o transferencia al archivo final.
- Mejorar la eficiencia de los procesos de negocio del despacho, aumentando el rendimiento de las personas y reduciendo los costes derivados de una inadecuada gestión documental (duplicación de tareas, falta de control sobre los asuntos gestionados, almacenamiento de documentos innecesarios, tiempo dedicado inútilmente a la búsqueda de documentos, gastos en material de oficina, etc.).
- Cumplir con los requisitos legales y normativos, los procesos de auditoría y las políticas internas del despacho, asegurando la protección de los intereses de la organización y de los derechos de los clientes, los empleados y otras partes interesadas.
- Compartir la información y aprovecharla como un recurso corporativo, conservar el conocimiento adquirido por la organización (más allá de las personas que lo hayan generado, de manera que no haya que recomenzar tareas ya efectuadas o sobre las que hay experiencia acumulada) y mantener la memoria corporativa.
Desde esta perspectiva, definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental comporta tomar como punto de partida un enfoque global en el que deberían integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y la información almacenada en los programas de gestión. Planificar la gestión documental en un despacho profesional sin tener en cuenta estos tres entornos, que conviven de forma tan estrecha, nos llevará casi inevitablemente a adoptar una solución parcial que no nos permitirá alcanzar satisfactoriamente los objetivos señalados más arriba.
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