Las funciones y coordinación que debe existir entre las personas que llevan la gestión del día a día de una firma profesional

En una firma las personas que suelen llevar la gestión del día a día de una firma son el gerente o socio director, los responsables de área y el director administrativo de la firma.

Analicemos sus funciones:

El Gerente o Socio Director

Las habilidades necesarias para cumplir con el rol principal de socio director o gerente son una combinación de “habilidades de negocio” y “habilidades personales.”. El rol del gerente implica si se trata de una firma con varios socios, gastar gran parte de su tiempo con los socios individuales, ayudándoles a resolver sus cuestiones, y tratando sus conflictos, en todos los sentidos de la palabra.

Gran parte de la buena dirección en una firma profesional depende de la persuasión, los tratos interpersonales, el trato de asuntos delicados y frecuentemente privados, con o para los socios. El mejor gerente es, muchas veces, ni el profesional más destacable, ni el mejor aportador de negocio, ni siquiera el mejor “cerebro financiero.” Más bien requiere a alguien que tiene habilidad en conseguir consenso, y capaz de resolver desacuerdos. Tales habilidades no siempre se perciben en las elecciones abiertas y directas con varios candidatos. Específicamente, es sensato apoderar a la junta con la elección del socio gerente de la firma. No obstante, también se debe decir que, para obtener la credibilidad para liderar, esta selección (o nominación) debería ser ratificada por los socios mediante votación. De esta manera, los socios retienen el derecho de vetar a una selección insensata, y el “gerente” recibe un mandato para ejercer su función.

Más comúnmente, la posición de socio gerente es para un mandato (normalmente entre 2 y 5 años) y así sujeta al socio gerente a la disciplina de recibir el apoyo de los socios (o sus representantes, la junta) para poder retener la posición.

Los Directores de Área o Departamento

Más importante que cualquier comité ejecutivo es el grupo de individuos que tienen la responsabilidad de conducir la practica día a día. Los jefes de unidades de práctica, junto con el socio director o gerente, forman un equipo gerencial, una entidad completamente distinta al comité ejecutivo, una que debe verdaderamente funcionar como equipo en la dirección de la firma. El socio gerente debe usar el equipo gerencial como caja de resonancia para las ideas, y como sus “ojos y oídos” sobre cuestiones que deben afrontarse.

En la mayoría de firmas, los jefes de oficinas o áreas de prácticas designados son elegidos por el socio gerente (muchas veces sujeto a la aprobación de la junta.) Deben ser elegidos menos por su prominencia, su habilidad técnica o sus talentos para aportar trabajo, que por su habilidad gerencial en dirigir una unidad de práctica.

En muchas firmas, el rol del líder de la práctica o departamento (responsable de una oficina o disciplina) es un rol significante en conseguir que ocurran cosas y que afectan al futuro de la firma. Igual que la creación de la junta de socios, el equipo gerencial es directamente responsable ante la junta, y mediante ella, ante los socios.

El Director Financiero / Controler (Business Manager)

En la mayoría de firmas profesionales de hoy, un oficial jefe financiero altamente potenciado apoya al socio gerente y sirve como su mano derecha.

Tal persona debe soportar (y en las firmas bien dirigidas lo hace) el peso de numerosas actividades que frecuentemente consumen el tiempo del comité ejecutivo, incluyendo:

• Repasar cuestiones financieras, y estadísticas/indicadores
• Supervisar la preparación de presupuestos
• Tratar con arriendos, contratos, ordenadores, etc.
• Analizar nuevas iniciativas de estrategia.

Esto libera al socio gerente para actividades de mayor valor como:

• Conducir repasos formales y informales de actuación
• Tener interacciones informales (no-programadas) con otros socios
• Ayudar a los socios en asuntos de los clientes
• Ayudar a los socios con sus asuntos profesionales personales
• Visitas a la firma u oficina del cliente, y otras actividades de relaciones con el cliente.

Es habitual hoy día que las cuestiones administrativas y el análisis de asuntos principales del negocio sean delegados a un profesional especializado en finanzas. Tal persona no toma decisiones, ni (aun menos) trata los asuntos de los socios. No obstante, esta persona libera al socio gerente para que pueda tomar estas decisiones y tratar con los socios, sirviendo como un recurso altamente potenciado para el socio gerente. La experiencia ha demostrado que hasta un 25% del tiempo del socio gerente (es decir, algo como 500 horas) pueden liberarse con el apoyo de un buen director financiero suficientemente hábil. Si estas quinientas horas se aplicasen a las tareas de mayor valor de la lista anterior, el valor aportado sería suficiente para justificar una inversión significante en la posición del business manager.

Aunque nuestra firma sea pequeña o de tamaño mediano, es importante pensar en este tipo de figuras, pues nos pueden ayudar mucho a crecer como organización. Por ejemplo, en una pequeña firma unipersonal, el socio y el socio director posiblemente recaigan en la misma persona, pero seguro que en nuestra organización es posible identificar directores de área y una persona que, a otro nivel, pueda asumir una función de business manager. Si lo conseguimos viviremos mas tranquilos, y todo el esfuerzo gerencial no recaerá en el titular del despacho.

Fuente: News “Ideas y consejos de valor para tu despacho” para socios de la Red de Directivos de Despachos Profesionales (Noviembre/2018)