¡Que viene la ISO 9001!

Está previsto que en septiembre de 2015 se publique la nueva versión de la norma ISO de sistemas de gestión de la calidad (ISO 9001:2015), que sustituirá a la que está actualmente en vigor (ISO 9001:2008). Las organizaciones dispondrán de tres años a partir de la fecha de publicación de la nueva versión para renovar la certificación de acuerdo con los nuevos requisitos de la norma.

Según el calendario previsto, en marzo de 2017 las nuevas certificaciones ya se harán bajo la ISO 9001:2015. Por ello, los despachos profesionales que hayan implementado un sistema de gestión de la calidad deberían valorar cuál es el mejor momento para adaptarse a la nueva versión, especialmente aquellos que tienen que renovar su certificación a partir de septiembre de 2015.

A fin de que los despachos puedan planificar adecuadamente la reorganización de su sistema de gestión de la calidad, presentamos en este artículo los cambios principales que se producirán con la nueva versión de la norma ISO 9001.

Un aspecto fundamental de la ISO 9001:2015 es que los requisitos a cumplir se hacen más genéricos con el propósito de aligerar la carga administrativa del sistema. A cambio, se refuerzan los puntos de la norma relacionados con el liderazgo y el enfoque basado en procesos y se introducen nuevos términos y conceptos: “productos y servicios”, comprensión del contexto de la organización, enfoque basado en riesgos, información documentada o gestión del conocimiento.

A la hora de preparar la adaptación del sistema a la nueva versión conviene tener en cuenta algunas novedades relevantes que repasamos a continuación:

1. Se introduce el concepto de “productos y servicios” y el capítulo de realización del producto es sustituido por el de operación. Este, más fácilmente adaptable a empresas de servicios, se estructura en los siguientes apartados: planificación y control de operaciones; determinación de los requisitos para los productos y servicios; diseño y desarrollo de productos y servicios; control de los productos y servicios prestados externamente; producción y prestación del servicio; entrega de los productos y servicios; control de las salidas de procesos, productos y servicios no conformes.
2. Aunque el cliente sigue siendo el foco principal, se plantea una visión más global del sistema de gestión de la calidad y se introduce el concepto de “parte interesada”. Así, además de los factores externos (entorno legal, tecnológico, competitivo…) e internos (valores, conocimiento…) que pueden afectar la capacidad del sistema para lograr los resultados previstos, la organización deberá determinar qué partes interesadas son relevantes y cuáles son sus requisitos.
3. Se especifican los requisitos para adoptar el enfoque basado en procesos. Ahora se deberán determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y cómo se aplican en toda la organización (entradas y salidas, secuencia e interacción de los procesos, recursos, responsabilidades, métodos de seguimiento, medición y evaluación, oportunidades de mejora de los procesos…).
4. No se exige designar un representante de la dirección como responsable del sistema. En la redacción actual del borrador se indica, sin embargo, que la alta dirección debe garantizar que los roles, responsabilidades y competencias se asignan y comunican en toda la organización. Además, se concretan cuáles son estas responsabilidades y competencias.
5. Se añade un apartado sobre las acciones para abordar riesgos y oportunidades ya que la nueva versión de la norma busca potenciar el carácter preventivo del sistema de gestión de la calidad. Para ello, la organización deberá identificar los riesgos y oportunidades que necesitan ser afrontados y planificar las acciones correspondientes, integrándolas e implementándolas en los procesos del sistema y evaluando su eficacia.
6. Se introduce un apartado sobre conocimiento organizativo en el que se indica que hay que determinar, mantener y hacer disponible el conocimiento necesario, incluido el del personal, para llevar a cabo los procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios.
7. Se modifican los requisitos de la documentación con la introducción del concepto de “información documentada”. Esta novedad comporta cambios significativos ya que, por una parte, no se exige mantener un manual de la calidad ni procedimientos documentados y, por otra, se suprime la diferencia entre documento y registro. Lo que establece la nueva versión son requisitos para mantener y conservar la información documentada necesaria (por ejemplo, alcance del sistema, política y objetivos de la calidad, evidencias de la capacitación de las personas, resultados de las evaluaciones de los proveedores externos, resultados de la revisión por la dirección).
8. Se mantiene el término acción correctiva, ligado al tratamiento de las no conformidades, pero ya no figura el de acción preventiva. Este cambio obedece al propósito, arriba mencionado, de que el sistema de gestión de la calidad actúe como una herramienta preventiva a más alto nivel a través del enfoque basado en riesgos.

A modo de conclusión podemos decir que la reducción de los requisitos prescriptivos en la futura norma ISO 9001:2015, que son sustituidos por requisitos basados en la evaluación del desempeño, permite estructurar de una manera más flexible un sistema de gestión de la calidad, centrándolo en la gestión de los procesos y la obtención de resultados más que en los aspectos de procedimiento. En este sentido, consideramos que la adaptación a la nueva versión de la norma supone para los despachos profesionales una clara oportunidad de mejorar su gestión global, incorporando aspectos relacionados con los procesos, los riesgos o la información y el conocimiento.