Implantar un sistema de gestión para los documentos: la norma ISO 30301

Hoy en día la creación y control de los documentos se ha convertido en un área crítica de la gestión en los despachos profesionales y los departamentos jurídicos de las empresas. Mantener y preservar adecuadamente los documentos y las evidencias electrónicas que dan testimonio de las actividades realizadas es una cuestión que requiere de una visión corporativa y de soluciones de amplio alcance.

Abordar con garantías y de una manera eficaz la gestión de los documentos

Ciertas tendencias actuales refuerzan cada vez más la necesidad de abordar de manera sistemática las operaciones para crear, gestionar y hacer accesibles documentos fiables, auténticos, íntegros y usables sobre las actividades de la organización a lo largo del tiempo. Así, la gestión documental en un despacho profesional debe ser capaz de hacer frente a los siguientes riesgos y oportunidades:

1. Cumplimiento legal. El marco legislativo y normativo acentúa de manera creciente las exigencias en materia de preservación de los documentos que prueban las actividades del despacho y de sus representados (protección de datos personales, reglamento de auditoría de cuentas, prevención del blanqueo de capitales…).
2. Requisitos de las partes interesadas. Las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas (gerentes, empleados, “partners”, entorno social…), a las que hay que añadir los requisitos de los sistemas de gestión de la calidad y de la responsabilidad social, obligan a definir procedimientos que aseguren el control adecuado de la documentación creada y recibida por el despacho.
3. Gestión de los procesos. La mejora de la eficacia y la eficiencia de los procesos de negocio de la organización es inseparable de la gestión de los documentos que se producen como resultado de esos procesos: una correcta gestión de los mismos agiliza el desempeño de las actividades del despacho.
4. Administración de las aplicaciones que gestionan documentos y evidencias electrónicas. El incesante desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación conlleva establecer directrices consistentes sobre el uso de los diversos dispositivos, soportes y formatos utilizados en nuestros días para generar información que documenta las actividades del despacho, más aún con la eclosión actual de la computación en la nube (dispositivos móviles y plataformas de servidores y servicios).
5. Mantenimiento del “know-how” y el conocimiento de la organización. La gestión de documentos resulta imprescindible para hacer accesible y reutilizable un activo fundamental del despacho: la experiencia acumulada y el capital intelectual que alberga la documentación como reflejo de las actividades realizadas.

Actualmente, abordar la gestión de los documentos requiere de una visión global que, teniendo en cuenta todos los procesos de negocio, integre los documentos en papel, los documentos electrónicos (incluidos los mensajes de correo electrónico) y los registros mantenidos en las aplicaciones de gestión. La gestión documental aporta, por lo tanto, una aproximación estratégica encaminada a mejorar la calidad de la información ya que tiene por objeto asegurar una atención adecuada a los documentos creados o recibidos como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo en que sean necesarios.

Una norma de gestión para los documentos: la ISO 30301

En noviembre de 2011 se publicaron las dos primeras normas internacionales de sistemas de gestión para los documentos: ISO 30300 —fundamentos y vocabulario— e ISO 30301 —requisitos—; estándares que AENOR tradujo al español y convirtió en normas UNE el mes de diciembre. Estas normas se sitúan al mismo nivel que otras normas denominadas de sistemas de gestión: ISO 9001 (calidad), ISO 14000 (gestión ambiental), ISO 27000 (seguridad de la información), ISO 31000 (gestión del riesgo), ISO 50000 (gestión de la energía).

La publicación de la serie de normas ISO 30300 adquiere una relevancia especial porque reconoce la gestión de los documentos como un área a considerar entre las estrategias orientadas a la mejora continua de las organizaciones. Asimismo, se normalizan por primera vez los requisitos acerca de los procesos de creación y control de documentos y se posibilita certificar un sistema de gestión para los documentos.

El propósito de la norma ISO 30301 es definir cómo debe implantarse un sistema que asegure que se crean y gestionan de manera sistemática, durante el período de tiempo necesario, los documentos que contienen información acerca de las acti­vidades de la organización y que, por lo tanto, dé soporte a la toma de decisiones y garantice la rendición de cuentas ante las partes interesadas. Por ello, se especifican los requisitos para desarrollar y establecer:

Estos elementos de un sistema de gestión para los documentos facilitan el logro de los objetivos de la organización ya que permiten asegurar que se crean, mantienen y hacen accesibles evidencias fiables y autorizadas sobre las actividades de la organización, garantizan la transparencia y trazabilidad de las decisiones tomadas y el reconocimiento de su responsabilidad y contribuyen a una administración adecuada de las aplicaciones que gestionan documentos.

Una ventaja de la norma ISO 30301 es que se ha previsto su implementación conjunta con un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001) o un sistema de gestión de la seguridad de la información (ISO 27001), siendo especialmente útil para demostrar la conformidad con los requisitos de control de documentos y de control de registros de un sistema integrado de gestión.

Nuestros servicios de gestión documental

Jordi Amado & Consultores Asociados, empresa con una experiencia contrastada en el sector de los despachos profesionales y un amplio conocimiento sobre sus necesidades y su problemática específica, ha desarrollado proyectos de auditoría documental, de diseño de sistemas de gestión documental, de asesoramiento en implantación de aplicaciones informáticas de archivo electrónico y de elaboración de manuales y procedimientos de gestión documental para asesorías y despachos de todo el país.

Elaboración propia, a partir del Anexo C (informativo) de la norma UNE-ISO 30301:2011. Información y documentación – Sistemas de gestión para los documentos – Requisitos.