Todos los socios o titulares de un despacho profesional en estos momentos están haciéndose las mismas preguntas: ¿Cómo enfocar el 2012? Todos coinciden que el primer semestre continuará siendo muy difícil, luego es importante que todo el despacho este mentalizado de lo que nos vamos a encontrar y que además todo el mundo sepa lo que hay que hacer. Si ya tenemos un Plan, las cuestiones que debe plantearse la dirección del despacho son; ¿Sabe todo el mundo cuál es el objetivo? ¿Lo comparten todos? ¿Saben todos qué deben hacer? ¿Lo están ejecutando con éxito y dentro del calendario?
Es muy frecuente, y es una realidad que hemos podido “compartir” en muchos despachos, y que continuamos viendo con mucha frecuencia, se da cuando los socios o titulares del despacho tienen un Plan, lo escriben, lo presentan muy bonito, incluso lo exponen de una forma muy brillante y emotiva en una reunión donde suelen convocar a todos los responsables de área y la mayoría de profesionales o asesores, o a veces incluso se expone a todo el equipo humano. Pues bien ¿qué ocurre transcurridos tres meses? En la mayoría de ocasiones el Plan no suele cumplirse, literalmente “se ignora”, “se olvida”, “el personal no lo hace suyo”. Este hecho suele ser motivo de una gran frustración y desilusión para los socios o la dirección del despacho, porque ven que su Plan no tendrá resultado alguno en la organización. Si ustedes tienen un Plan para el 2012, no pueden permitirse un fracaso, pues el entorno económico del 2012 no les dará una segunda oportunidad. Para que no fracasen en el intento, les proponemos que tengan presentes las siguientes recomendaciones:
1º. Centrarse en lo que es verdaderamente importante para el despacho
Esto quiere decir que la dirección del despacho debe definir unos pocos objetivos, pero estos deben estar muy claros y ser muy concretos. Es frecuente a veces caer en la tentación de elaborar planes con muchos objetivos y muy variados. Nosotros creemos que es un error, demasiados objetivos únicamente lo que hace es restar fuerza a la organización. Un despacho que divida sus recursos en intentar cumplir más de 10 objetivos es ya un exceso. A lo sumo, y sobretodo en los tiempos actuales se tiene que trabajar con 3 o 5 grandes objetivos estratégicos, pero no más si queremos cumplirlos y medirlos. Algunas ideas o ejemplos:
- Reducir la morosidad a un 5% sobre la cifras de venta.
- Crecer un 3% en facturación respecto al 2011.
- Incrementar el número de clientes en un 2% respecto al 2011.
- Lanzar un nuevo servicio en el área de laboral, durante el 1º semestre del 2012.
2º. Asegurarse que todos los responsables o miembros del despacho conozcan los objetivos prioritarios del despacho
Es muy importante una vez se tienen claros qué objetivos deben conseguirse, que estos se expliquen, una, dos o incluso si es necesario hasta tres veces a todas aquellas personas que son responsables de área o bien a todo el equipo. Sin la implicación de las personas difícilmente se podrá conseguir. También puede ser conveniente, y se suele hacer, invitar y permitir que la gente aporte su punto de vista o ideas.
3º. Llevar un control
La dirección del despacho no debe conformarse con definir unos objetivos prioritarios y darlos a conocer, también debe medirlos y ver si se están cumpliendo o no. Por ese motivo es conveniente llevar unos indicadores. Lógicamente si estamos hablando de un plan estos indicadores serán predictivos o provisionales, luego la realidad y los meses nos dirán si se van cumpliendo o no. Una observación importante a tener en cuenta es que conviene ser realista al formular las previsiones o fijar los indicadores predictivos. En estos momentos todos sabemos que lo que hayamos conseguido en años anteriores no es garantía, ni referencia para fijar las cifras del 2012.
4º. Establecer un calendario de reuniones de seguimiento periódico
A la dirección del despacho si quiere culminar su puesta en marcha del Plan del 2012, sólo le queda un punto; fijar un calendario de reuniones regular con el personal o los miembros del equipo. Este último punto es muy importante, y es clave. Nos hemos encontrado en muchas ocasiones que se han seguido los tres primeros pasos y la dirección no ha dado la importancia que tiene a este último punto. Es decir en los primeros meses el titular o los socios sí asisten a las reuniones, pero luego con el tiempo han dejado de asistir. ¿Al final qué ocurre? Que el personal piensa; si los socios no hacen un seguimiento regular y constante, posiblemente el objetivo no sea tan importante.
Stephen R. Covey, el autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente Efectiva” (más de 15 millones de libros vendidos en todo el mundo) explicaba y ponía como ejemplo una división de Nestlé:
“Los trabajadores se reúnen al final de la jornada. Tienen una sala especial con todos los datos sobre su rendimiento colgados en la pared. Durante unos 15 o 20 minutos, comparten los resultados que cada uno ha logrado durante el día y deciden que deben hacer para mejorar”
Stephen R. Covey
Quizás es un ejemplo extremo e inviable en un despacho, pero en vez de reuniones diarias, perfectamente podrían ser semanales. Lo que si está claro, es que si queremos vencer al 2012, tendremos que hacer cosas que nunca habíamos hecho antes. Los líderes del despacho tienen la palabra, es su momento…
DESPACHOS PROFESIONALES (CDDP)
Organización
