La incorporación de un nuevo miembro en un despacho

La incorporación de un nuevo empleado en un despacho constituye realmente un momento decisivo en la contratación del nuevo empleado o profesional. Sus primeras impresiones sobre el aspecto de la compañía y la acogida que se le dispensa marcarán profundamente su forma de relacionarse y de trabajar en ella.

Un problema que se plantea cuando se incorpora un nuevo colaborador, es que en la mayoría de las firmas se le presenta a su jefe inmediato y compañeros más directos, se le “enseña” su silla y poco más. Para solucionar esto, se ha de aplicar un proceso de integración, en el cual todo el despacho es el gran protagonista.

El proceso de integración se desarrolla durante el tiempo que transcurre entre la contratación del candidato seleccionado y el fin del seguimiento que se ha efectuado para llegar a los objetivos propuestos. Básicamente en este proceso se utiliza el Manual de Acogida, en el que más adelante incidiremos.

Pues bien, empezaremos desde el principio. La mayoría de nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con gran entusiasmo e inquietud, y a este interés puede dársele un uso positivo o negativo para la organización. Sobre todo es fundamental causar buena impresión. Una acogida planificada y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización tiene unos niveles definidos de calidad.

Todo lo que suceda en los primeros días, influirá de forma importante en las impresiones del nuevo empleado con respecto a la firma en la que se incorpora.

Una acogida mal planteada o lo que es peor, su inexistencia, puede convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado, en una estadística de una futura rotación. Esto implica más trabajo para la organización, ya que será necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección.

Por el contrario, una acogida bien planteada y ejecutada dará como resultado menos errores y una mejor comprensión de los objetivos y resultados que se espera del candidato;  esto puede incidir en la mejora del servicio que se ofrece al cliente, así como de la relaciones entre empleados, y de su motivación. Además, ahorra malentendidos, y frena la rotación de la plantilla.

Afortunadamente el período de integración, junto con el Manual de acogida, se ha ido introduciendo paulatinamente en muchos despachos. Los objetivos que se suelen perseguir son:

• Elevar la imagen de la firma, ya que transmite a los nuevos colaboradores, signos de seriedad y organización y la creencia de que se valora al personal.
• Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la firma.
• Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación laboral con el despacho.
• Favorecer la comunicación interna.
• Mejorar la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno laboral.

El proceso de recepción de un nuevo trabajador depende en gran medida de las características y de la personalidad de cada organización. Así, en el caso de un despacho pequeño, lo más corriente será que se dé una presentación informal, en la que de forma verbal se indique al recién llegado cuál será su mesa, se le presenten a sus compañeros de trabajo y se le muestren las instalaciones. Sin embargo, a pesar de que éste es el procedimiento más común, no es el más correcto. Una vez en su mesa, y habiendo pasado por el ritual de ser presentado a un montón de personas -de las que seguramente ya no recuerda el nombre-, el nuevo profesional puede darse cuenta de que, de hecho, no conoce aún nada de la firma para la que va a trabajar. Para evitar esta situación, cada vez un mayor número de organizaciones optan por coordinar las actividades de presentación del nuevo empleado y por apoyarlas con la redacción de un manual.

A continuación le proponemos algunos consejos que pueden aplicarse en este caso:

a. Hay que Informar de antemano a las personas con las que va a trabajar que se va a realizar una nueva incorporación. De este modo conseguirá que su presentación no coja por sorpresa a los demás miembros del departamento (una sorpresa que no suele ser agradable) y además podrá prepararse el espacio que vaya a ocupar el nuevo empleado o profesional y tenerlo a punto para cuando llegue. Sería una gran falta de respeto y un fuerte condicionante de mala imagen que el primer día no tuviese listo el espacio en el que va a trabajar, encontrándose, por ejemplo que su mesa está llena de cosas o, aún peor, que está ocupada por otra persona, haciéndole sentir que con su incorporación rompe con el normal funcionamiento de la firma, o que es un extraño.

b. Cuando llegue al despacho, debe procurarse que los responsables de la misma o alguno de sus representantes (por ejemplo un asociado) lo reciba y a la vez que le entrega el manual, le comente cuál es la filosofía de la firma, su misión y su situación en el sector. Es una muestra de interés que seguramente agradecerá. Esta reunión, que seguramente sólo retrasará unos minutos el trabajo normal del día, dará una imagen de cohesión al recién llegado.

Después se puede delegar el proceso de acogida al que será su jefe o máximo responsable de su departamento, que ejercerá de “tutor” en los primeros días, presentándole a sus compañeros, superiores y subordinados, y haciéndose cargo también de enseñarle las instalaciones, mostrarle los servicios que posee la firma y  sus principales normas internas.

c. Antes de llegar a su despacho, el nuevo trabajador ha superado un proceso de selección que ha hecho que ambos, firma e individuo, se conozcan mejor. Procure que la imagen que se ha formado de la organización sea lo más positiva y real posible. El primer día estará nervioso. Es normal. Todo cambio implica una incertidumbre. Hay que procurar hacerlo sentir bien, por ejemplo, comentando algún aspecto que hubiese resaltado en las entrevistas previas, dándole así la impresión de que no se trata de un número más, sino que él ha sido el “elegido”, y que su trabajo va a ser importante para el despacho. No existen los trabajos insignificantes y todos miembros del equipo humano tienen en sus manos la posibilidad de incrementar la calidad en los servicios que ofrece el bufete.

d. El nuevo empleado va a trabajar “con” la firma, no sólo “para” la firma. Por tanto, se le ha de hacer sentir como si fuera un miembro más de un gran proyecto. La misión del despacho ha de ser un objetivo de todos, y en el momento en el que se incorpora a ella, deberá pasar a ser, también, un objetivo para él. Es importante que sepa qué se espera de él y qué ha de hacer para no defraudar las expectativas que se ha creado con su incorporación.

e. Seguramente el nuevo trabajador procede de otra, por lo que tendrá unos hábitos distintos. Es recomendable que junto al manual de acogida se le dé el manual de normas internas del departamento en el que va a trabajar, para que las conozca y las pueda aplicar. También es interesante preguntarle al nuevo profesional por su trabajo anterior y por los motivos que le llevaron a dejarlo, sin poner en peligro la confidencialidad y la discreción que debe regir el funcionamiento de un despacho. La información que obtengamos puede servir para descubrir los factores de motivación y desmotivación que tal vez su propio personal no le ha sabido o podido comunicar.

f. Al nuevo profesional hay que hacerle sentir cómodo. Debe ofrecérsele el apoyo y la colaboración de todos para hacer que su trabajo sea positivo tanto para él como para la firma.

g. Hay que proporcionarle toda la documentación necesaria para que empiece a trabajar, así como las tarjetas, llaves o números de teléfono y fax.

MANUAL DE ACOGIDA

El manual para empleados o manual de acogida es un documento que se suele entregar a todo nuevo empleado en el primer día de trabajo, y debe cumplir con tres requisitos:

1. Presentar al despacho: su historia, actividades, delegaciones, organización y funcionamiento, datos importantes, cultura y valores principales.

2. Situar el despacho en su entorno: ofreciendo una amplia visión del sector, los principales competidores, los clientes y proveedores y los organismos con los que el despacho se suele relacionar, así como las actividades que ésta pueda realizar (congresos, seminarios, etc.).

3. Definir cuál es la política social de la firma: dando detalles sobre el estatuto de los trabajadores, el sistema de remuneración, el modo de evaluación, las reglas de higiene y seguridad, confidencialidad, presentación, los horarios y la utilización de las distintas instalaciones y servicios que ofrezca la firma (cocina, archivo, servicio de documentación…).

Es importante que este documento se entregue el mismo día de la presentación, y que se acompañe de un conjunto de actividades como las anteriormente mencionadas, que hagan sentir al nuevo empleado como un miembro más de la organización, de modo que los lógicos nervios del “primer día” desaparezcan.

Y para terminar, decir que el manual de acogida debe ser un documento atractivo, fácil de leer y de emplear, ya que se trasformará en una herramienta que el nuevo empleado usará tanto en sus primeros días como en el transcurso de su vida laboral en la firma, por ejemplo, consultando dudas. Así, por ejemplo, la forma de redacción puede ser más personal, pueden comentarse anécdotas y hechos importantes en la vida de la firma, e incluso pueden aparecer dibujos o fotografías.

El objetivo principal será que el empleado se implique en la firma, se sienta bien recibido y transforme todas estas sensaciones positivas en una actitud favorable hacia el trabajo, consiguiendo de este modo la máxima productividad en un clima agradable.