La Innovación en los Despachos Profesionales

La innovación de los despachos profesionales no la podemos limitar, en absoluto, a las nuevas tecnologías, sino que también la podemos localizar en otros aspectos de la gestión del despacho. Veamos:

Para empezar, tal como hemos dicho, no pueden faltar las nuevas tecnologías. ¿Quiénes han sido y siguen siendo los impulsores de esta “revolución” tecnológica? Las grandes firmas, que siempre son un ejemplo a seguir, la Administración y los proveedores de software. Y por supuesto, la demanda de los clientes.

Los avances tecnológicos que hay en la mayoría de despachos son muchos, siendo algunos de ellos: Creación de una zona web para el cliente que facilita el intercambio de información; CRM; La Intranet; Mejora de la seguridad informática; Disponer de buenas bases de datos de clientes actuales o potenciales; Bases de datos de conocimiento; Facturación electrónica; E-learning; ERP; La web 2.0,  Facebook o los foros virtuales.

También la innovación puede estar presente en la gestión de la firma.  Así, una innovación que consideran crucial en el sector es la convicción de que los despachos son empresas, y que como tales se han de gestionar. Esta idea tan básica supone un punto de partida para la innovación en otros campos. A partir de aquí, la innovación de la gestión queda reflejada, por ejemplo, en el cambio de modelo de negocio. Pero en todo caso, la opinión general es que es clave la implicación del titular de la firma.

El establecimiento de distintas formas de colaboración o de alianzas, en un momento de crisis como el actual, se ve como una forma clara de innovar, junto con la internacionalización. La importancia de la implicación de la dirección. Es vital que el área de gerencia piense, formule y presente proyectos de mejora.

Como hemos dicho, se innova mucho en la forma de gestionar el despacho. Así, por ejemplo, se está adoptando un sistema de control de gestión, es decir, el cuadro de mando, o se están abriendo nuevas líneas de negocio. Pero en ningún caso los despachos viven de espaldas a su realidad, pues se fijan en lo que se está haciendo en su propio sector y en otros (benchmarching).

Se innova también modificando la organización de la firma, profesionalizando el management, buscando modelos de gestión más eficaces, incrementando la colaboración entre diferentes áreas y departamentos, y aumentando la polivalencia.

En materia de recursos humanos se está innovando mucho. Se está mejorando su gestión, por ejemplo,  flexibilizando los horarios o estableciendo un servicio de guardería. También se impulsa el trabajo en equipo.

En un momento de crisis como el actual, la innovación pasa en todo momento por retener el talento, y para ello se establecen sistemas para investigar qué piensa o siente el personal. Se busca en todo momento la implicación del equipo humano y si es necesario se incorporan nuevos profesionales que puedan aportar algo a la firma.

A pesar de las restricciones en los presupuestos de las firmas, muchos titulares están de acuerdo en que invertir en formación es algo que no puede dejarse de hacer. De lo contrario, la calidad del servicio prestado y el talento del personal se verán mermados.

Otra forma de innovar es aprender a gestionar el tiempo, pues esto permite aprovechar mejor los recursos y ser más eficaces, así como conciliar mejor la vida laboral con la personal.

Asimismo los despachos están innovando en marketing y en la comercialización de sus servicios. Ante todo, están trabajando mucho en la consolidación de su imagen y de su marca. Por otra parte, una vez que han aceptado que una firma jurídica puede tener departamento de marketing, están innovando en este sentido, haciendo mucho hincapié en la comunicación.   Algunas acciones de marketing y comerciales que se están haciendo son: Diseñar estrategias comerciales para cada segmento de público objetivo; Buscar otros canales de distribución; Buscar otros mercados u otras aplicaciones a nuestros servicios; Buscar la presencia en los medios de comunicación.

Implantar un sistema de gestión de calidad es, sin lugar a dudas, una buena forma de innovar. Algunas acciones que se están haciendo en este sentido son: Mejorar procesos; Reducir tiempo de proceso; Certificación de sistema de gestión de calidad; Certificación de sistema de Gestión Ambiental; Implantación del Modelo EFQM.

La gestión del conocimiento también sirve para generar nuevo conocimiento, es decir, para innovar. Por tanto, una buena gestión del conocimiento en los despachos profesionales es fundamental si quieren innovar. En este sentido, algunas firmas han creado un departamento de Investigación y Desarrollo que se dedica en exclusiva al estudio e interpretación del Derecho. También se le da mucha importancia a la gestión documental. Se comparte información y están desapareciendo las islas de  información para transformarse en un único ente en el que se conectan e interactúan las áreas económico-financieras, de marketing y de recursos humanos.

Sin lugar a dudas, la mejor fuente de inspiración para poder innovar son los clientes, y esto la mayoría de despachos lo saben. Por ello, muchos han establecido mecanismos para poder escucharlos. Por ejemplo, mediante encuestas de satisfacción o investigando sus necesidades a través de otras vías.  La fidelización de los clientes se considera básica,  por ello se forma al personal para desarrollar habilidades de trato con el cliente y de comunicación.

Evidentemente que un apartado importante en donde poder innovar son los servicios. Ante todo, como punto de partida, decir que la innovación se ve como valor añadido de los servicios, y por ello se da a conocer a los clientes. Los despachos son conscientes de que los clientes valoran el que ellos innoven. Por ello se innova creando servicios nuevos y en la forma de prestarlos. En todo caso, se hace atendiendo a las necesidades de los clientes, anticipándose a ellas con planteamientos creativos. Así, por ejemplo, se están ofreciendo servicios que ayudan a las empresas a superar la crisis.

Además, algunos despachos tienen establecido un procedimiento para innovar. Tienen un compromiso de los empleados de cada mes aportar una idea, un nuevo método de trabajo, mejorar algo ya existente. Estas ideas o propuestas son evaluadas por el Gerente, se implantan o se aplazan en función de la complejidad o viabilidad y se premia económicamente, tanto la participación en el programa como la mejor idea del mes.

Desde estas líneas animamos a los despachos a apostar por la innovación.